Begrijp me niet verkeerd: uiteraard kan je met ons boekhoudpakket je boekhouding doen. Het zou maar erg zijn. Maar bedrijfssoftware is zoveel meer dan facturen automatiseren. De mogelijkheden zijn zoveel uitgebreider dan een correcte btw-aangifte eruit krijgen. En daar zit ‘m het verschil. Het verschil tussen achter de feiten aanlopen of de leiding nemen.
Weet je wat ik merk? Dat sommige bedrijven hun pakket niet proactief, maar reactief gebruiken. Het einde van de maand komt eraan, de boekhouder doet zijn ding, stoomt de btw-aangifte klaar, er gaat nog wat tijd over… En met wat geluk zijn de cijfers van oktober rond midden november klaar.
Dat is nog optimistisch. Want er zijn ook firma’s die geen maandcijfers opstellen, maar er een heel jaar laten overgaan. Om dan pas in april hun jaarrapport te publiceren. Of het nu na een jaar of na een maand is: je bent te laat. Te laat om nog bij te sturen. Te laat om zinvolle beslissingen te nemen. De koers is al gereden terwijl jij nog niet eens in het zadel zat.
Er is natuurlijk die tijdwinst. Want dankzij bedrijfssoftware gaat alles nu digitaal en automatisch. Maar je gebruikt je pakket enkel om te registreren wat mis ging. Om te monitoren wat beter kon.
Het goede nieuws: je hebt alles in handen om dat om te draaien. Om van reactief naar proactief te gaan. Elk uur stop je nieuwe informatie in je softwarepakket. Elke dag komt er nuttige data bij. Aangezien je alles meet en registreert zijn al nodige cijfers nú al beschikbaar.
Maak al die cijfers zichtbaar en het inzicht komt vanzelf. Dan stuur je niet langer bij op het einde van de maand bij, maar meteen.
Stel dat je een logistiek bedrijf runt: pakbonnen, inkooporders, artikels, voorraden… Automatisatie is hier een logische eerste stap. Maar het wordt pas écht interessant als je de cijfers voor jou laat werken. Zie ik een bepaalde trend opduiken? Zijn er bepaalde artikelen die de laatste weken erg goed scoren? Ik merk dat de cijfers van dat bepaalde product deze week snel teruglopen – hoe komt dat? Moet ik er minder van bestellen? Antwoorden die je snel wil weten. Maar zonder bedrijfssoftware komen diezelfde vragen pas na enkele maanden naar boven. En laat de antwoorden dan maar zitten.
Of stel dat projectmanagement voor jou erg belangrijk is. Dan wil je de cijfers niet volgende week, maar nu. Bedrijfssoftware helpt jou daarmee. Maar nog beter is om de grote lijnen te zien. In welk onderdeel van het project verliezen we vaak tijd? Bij welk type projecten zit de voorcalculatie er soms langs? Waarom halen we onze deadline niet bij dat soort klantengroepen? Op die manier gebruik je je cijfers om je werkprocessen te verbeteren. Om je KPI’s te bereiken. En niet alleen om achteraf vast te stellen dat je je doelen niet haalde.
Een laatste voorbeeld. Een goed geolied salesteam is niets zonder een efficiënt CRM. Maar CRM is meer dan afspraken plannen en contactgegevens bijwerken. Ook hier smeekt al die data om zijn rol te spelen in jouw strategie. Even belangrijk als de vraag waarom je die ene klant binnenhaalde, is de vraag waarom je de andere miste. Waarom kiest die niet voor mij? Welke concurrent gaat er wel mee lopen? Is het puur een kwestie van prijs? Of is er een bepaalde accountmanager die dat type contracten wel vaker mist? Als je je bedrijfssoftware goed inzet, krijg je hier zicht op.
Gebruik je boekhoudsoftware dus niet uitsluitend om te boekhouden. Maar vooral als financieel managementsysteem. Doe meer met je HR-pakket dan verlofaanvragen goedkeuren. Maak al die data zichtbaar. En ga ermee aan de slag.
Wij maken het je graag makkelijk om het maximale uit je bedrijfssoftware te halen. Met Profit+ heb jij in Build 2, de BI-edition, keuze uit meer dan 200 standaard dashboards. Die dashboards geven je snel inzicht in jouw bedrijfsprocessen. En laten al die data optimaal renderen.
Meer weten? Kom dan zeker naar de AFAS Open op 19 november in Dendermonde. Of schrijf je in op ons Netwerkmoment voor Ondernemers op 26 november in Mechelen. Tot dan!