De zomervakantie staat weer voor de deur, en dat betekent dat de automatische antwoorden op de e-mail weer massaal tevoorschijn komen. Handig om je afwezigheid te laten weten, maar vaak saai en onorigineel. Hoe zorg je ervoor dat jouw out-of-officebericht opvalt en toch de nodige informatie bevat?
De zomervakantie staat weer voor de deur, en dat betekent dat de automatische antwoorden op de e-mail weer massaal tevoorschijn komen. Handig om je afwezigheid te laten weten, maar vaak saai en onorigineel. Hoe zorg je ervoor dat jouw out-of-officebericht opvalt en toch de nodige informatie bevat?
Belgische werknemers ontvangen dagelijks een overweldigend aantal e-mails. Na een vakantie liggen er bergen ongeopende mails op je te wachten. Wil je ontspannen van je vrije tijd genieten? Stel je out-of-office-melding dan twee tot drie dagen op voorhand in. Op deze manier krijg je de kans om eventuele dringende taken nog af te ronden. Ook kunnen de mensen die je e-mailen alvast rekening houden met je afwezigheid.
Herken je volgende typische en onpersoonlijke out of office?
"Wegens vakantie kan ik je e-mail helaas niet beantwoorden. Na 21 augustus neem ik zo spoedig mogelijk contact met je op."
Zo’n bericht maakt geen indruk! Dus maak van de gelegenheid gebruik om jouw lezer te verwennen met een uitnodigend en vriendelijk automatisch antwoord. Als goed gedoseerd, kunnen humor of emoji’s een glimlach op het gezicht van de ontvanger toveren. Ook ChatGPT kan je altijd bijstaan voor extra creativiteit.
Steeds vaker wordt WhatsApp voor zakelijke doeleinden gebruikt. Breng je WhatsApp-contacten op de hoogte van je vakantie door je profielfoto te vervangen door een afbeelding met bijvoorbeeld de tekst "Op vakantie tot 21 augustus". Zo weten ze dat je ook op WhatsApp tijdelijk niet bereikbaar bent. Anderen begrijpen ook zo dat je via deze weg onbereikbaar bent tijdens je vakantie. Simpel, maar ingenieus!
Vergelijk eens de volgende zinnen:
"Ik ben afwezig tot 21 augustus. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd."
of...
"Op maandag 21 augustus ben ik weer aanwezig. In deze mail lees je bij wie je tijdens mijn afwezigheid terechtkunt."
De tweede zin is klantvriendelijker. Formuleer je out of office boodschap op een persoonlijke manier, zodat de ontvanger zich gewaardeerd voelt. Vermijd negatieve formuleringen zoals "Ik ben niet aanwezig en mijn e-mails worden niet gelezen of doorgestuurd”.
Deze tip sluit naadloos aan bij de vorige. Hoe vaak zie je niet:
“Voor dringende vragen neem je contact op met collega X”?
Hiermee zorg je ervoor dat de lezer zich ongemakkelijk voelt om contact op te nemen. Je bericht komt over als “collega X zal het waarschijnlijk al druk genoeg hebben, dus overlaad hem of haar niet met extra werk”. Laat liever weten dat "collega X of afdeling Y altijd klaarstaan om je te helpen".
E-mails zijn tegenwoordig op elk moment en overal toegankelijk, zelfs op vakantie. Veel mensen verwachten dan ook dat je bij dringende zaken toch even antwoordt. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van je mailbox (en dat is toch wel dé tip!), maak dan duidelijk in je automatische bericht dat je e-mails niet zult lezen. Verwijder je mail van je smartphone of schakel op zijn minst pushmeldingen uit, zodat je niet in de verleiding komt.
PS Waarom hebben we nog steeds geen out of office bericht-functie op Twitter, Facebook en Whatsapp? LinkedIn biedt sinds 2020 wel de ‘Away Message’-functionaliteit, maar dit is wel een premiumfunctie.