Standaardsoftware of maatwerk? Kies verstandig!

Als je software zoekt, dan is het belangrijk om na te denken over de voor- en nadelen van maatwerk en standaardsoftware. De uitgangspunten zijn alvast eenvoudig: werk moet altijd leuk zijn, software moet jou helpen én betaalbaar blijven. Vandaag, morgen en in de toekomst.

 

Standaardisatie, wat is het? En wanneer is het zinvol?

Bij standaardisatie maak je een model voor activiteiten en processen die routinematig worden uitgevoerd. Standaarden zijn er om mensen te ondersteunen. Zo vergeten ze niets en hoeven ze niet na te denken over simpele dingen. Bovendien houdt een standaard ook de kwaliteit consistent, het vergroot efficiënt werken én het zorgt voor continuïteit. En juist daarom zie je standaarden overal terugkomen.

Wanneer wordt standaardisatie dan juist zinvol? Begin bij het begin en ga in gesprek met elkaar over de zin van standaardisatie. Dat gesprek voer je best over elk proces dat je wilt standaardiseren. Enerzijds is het belangrijk om de kunstmatige variatie uit een industrieel proces te halen dat je wil standaardiseren. Maar tegelijkertijd is de menselijke factor daarbij ook cruciaal. Je kunt namelijk een fantastisch proces bedenken, maar het blijven de mensen die het moeten uitvoeren. Standaardiseren om te standaardiseren is dus nooit een goed plan. Ook als het over administratieve processen en software gaat, is het goed om die discussie aan te gaan. Gaan er zinvolle aspecten van je dienstverlening verloren door standaardisatie? Of boek je juist grote winst?

Waarom zou je wel of niet standaardiseren?

Waarom zou je een proces standaardiseren?

  • De kwaliteit van een gestandaardiseerd proces is consistent
  • In een gestandaardiseerd proces maak je minder fouten
  • Een gestandaardiseerd proces wordt efficiënt uitgevoerd
  • De methoden en resultaten van een gestandaardiseerd proces kan je met elkaar vergelijken om tot verdere verbetering te komen
  • Een gestandaardiseerd proces kan normaal gezien door iedereen worden uitgevoerd

Waarom zou je niet standaardiseren?

  • Een gestandaardiseerd proces biedt minder ruimte voor flexibiliteit
  • Je moet een standaard maken voor elke variant van een proces
  • De menselijke factor is minder toepasbaar in een gestandaardiseerd proces

Wat zijn de voordelen van maatwerk?

  • Het meest voor de hand liggend is dat je software krijgt die is ingericht en opgemaakt voor jouw bedrijfsprocessen en wensen.
  • Je kunt maatwerksoftware met elke nieuwe ontwikkeling laten meegroeien. Vooral als je vanaf het begin hebt vastgesteld wat de ambities van je organisatie zijn. Als er eenmaal een basis ligt, dan is die goed en makkelijk uit te breiden.
  • Om een aanvulling of uitbreiding in gang te zetten, heb je niet veel tijd nodig. Meestal moet je enkel je softwareleverancier bellen en het wordt in gang gezet. Je moet hier wel rekening houden met een bijkomende investering. De tarieven daarvoor hangen af van de leverancier.
  • Maatwerksoftware kan dienen als interface tussen verschillende applicaties die je al in gebruik hebt.
  • Software op maat kan worden afgestemd op de bestaande werkwijze van je medewerkers. Ze moeten dus geen nieuwe werkwijze aangeleerd krijgen.

Wat zijn de nadelen van maatwerk?

  • Voordat je het hebt, is het al achterhaald. Maatwerksoftware ontwikkelen is echt tijdrovend. Het kan makkelijk een halfjaar duren voor alles in orde is. Tegen de tijd dat de software klaar is voor gebruik, is de bedrijfssituatie alweer veranderd en is de software misschien al achterhaald
  • Het duurt lang. Het lange wachten op maatwerksoftware zorgt vaak voor veel frustratie. Je bent vaak maanden aan het overleggen, definiëren en finetunen terwijl je nog niets tastbaars hebt.
  • Geen kritische blik op je processen. Als je voor maatwerk kiest, dan hoef je eigenlijk niet kritisch naar je bedrijfsprocessen te kijken. De ontwikkelaar bouwt namelijk software voor je vertrouwde situatie. En dat vinden wij een gemiste kans. Alleen al door er nog eens over te praten, maak je vaak een efficiencyslag. 
  • Updates en onderhoud. Updates horen bij software en applicaties. Als je een uitgebreid systeem hebt waarin verschillende pakketten aan elkaar zijn verbonden, dan heeft elke update gevolgen voor al die producten. Want ze moeten na die update ook nog met elkaar in verbinding staan en werken. Dat betekent dat de softwareontwikkelaar in actie moet komen voor elke update van elk onderdeel van het systeem. Een softwareleverancier van een standaardoplossing zal proactief de software up-to-date houden en blijven verbeteren (zonder meerkosten).
  • Beperkte oplossing. Een maatwerkoplossing biedt maar een fractie van de mogelijkheden die je in standaardsoftware aantreft. Dat is ook wel logisch want je bestelt een oplossing op maat voor een specifiek probleem of proces. Met standaardsoftware haal je een schat aan functionaliteiten in huis die je direct of op een later tijdstip kunt gebruiken.

Zijn bedrijfsprocessen uniek? Nee! Ze zijn in de meeste sectoren zelfs vergelijkbaar.

Bij AFAS bekijken we deze vraag op een iets andere manier. Dat komt omdat we standaardsoftware maken. In onze visie zijn alle bedrijfsprocessen binnen een sector ongeveer gelijk. We geven graag enkele voorbeelden om het duidelijk te maken.

Als eerste nemen we een ziekenhuis. Daar komen mensen binnen en dan krijgen ze een of meerdere behandelingen. Ze worden beter of niet en gaan weer naar huis. Het tweede voorbeeld is een accountantskantoor. Daar gebeurt eigenlijk net hetzelfde. De ondernemer komt binnen met zijn boekhouding en daar moet iets mee gebeuren. Hij krijgt advies en dan gaat hij weer weg. En zo kunnen we nog veel meer voorbeelden bedenken.

Ieder bedrijf heeft te maken met administratie, inkoop, facturen, btw, verloningen en noem maar op. Daar is jouw organisatie dus echt niet uniek in.

Mensen, die zijn écht uniek. Ze voegen iets toe aan het bedrijf. Bedrijfsprocessen zijn niet uniek. Waarom zou je dan niet voor standaardsoftware kiezen? Het is namelijk heel goed af te stemmen op je organisatie. Als de inkomende facturen bijvoorbeeld langs de boekhouder moeten voordat ze betaalbaar worden gesteld, dan bouw je dat gewoon in. Daarvoor hoef je niets te programmeren. Als je toch besluit om dat proces via maatwerksoftware te laten regelen, dan vraagt dat veel meer tijd en een grotere investering.

Kan je maatwerk en standaardsoftware combineren?

Vaak werken bedrijven al met software en zoeken ze een oplossing voor bepaalde knelpunten. Maatwerk en standaardsoftware combineren kan dan heel effectief zijn. Handig om te weten is dat je maatwerk goed kunt aansluiten op standaardsoftware. Kijk dan wel naar maatwerksoftware als een laatste optie. De grote vraag is dan: hoe pak je zo'n traject op een slimme manier aan? Dat doe je zo:

  • Eerst maak je een overzicht van alle processen waarin zich knelpunten voordoen. Betrek daarbij vooral je medewerkers op de werkvloer. Zij hebben namelijk vaak slimme en praktische ideeën waarmee je al wat knelpunten meteen kunt oplossen. En dat kan vaak zelfs zonder te investeren in aanvullende software.
  • Vraag jezelf af of het niet met de huidige software is op te lossen. Meer maatwerksoftware betekent meer onderhoud en een nieuwe partij waarmee je zaken doet en die support verleent.
  • Heb je toch een extra module of pakket nodig? Bepaal dan in goed overleg wat je echt nodig hebt. Door je uitvoerende medewerkers te betrekken, creëer je een breed draagvlak voor het nieuwe systeem.

Hoe bepaal je of je maatwerksoftware combineert met je huidige software?

  • Bepaal eerst welke functionaliteiten er echt nodig zijn.
  • Ga bij je huidige softwareleverancier na of zij dit kunnen. Bij AFAS merken we bijvoorbeeld vaak dat het onnodig is om een nieuw softwarepakket aan te schaffen of te laten maken.
  • Zie maatwerksoftware als je laatste redmiddel.
  • Zorg voor zo weinig mogelijk overlap met aanwezige functionaliteiten. Zo voorkom je dubbel werk.
  • Maak een kosten-batenanalyse. Soms heb je al aan 80% van de functionaliteiten genoeg en kun je dus veel kosten besparen.
  • Zorg ervoor dat de data vanuit 1 systeem komt en ook daar weer terugkomt (bijvoorbeeld je ERP-systeem).

Wat met het negatieve imago van bedrijfssoftware?

Software heeft een negatief imago bij veel bedrijven. Als je iets leest over grote softwaremissers, dan gaat het altijd over maatwerk. Wij begrijpen niet hoe je het voor elkaar krijgt om zo veel geld uit te geven aan maatwerksoftware die niet functioneert.

Degelijke administratieve basis

AFAS Software levert een ERP-systeem dat het werk zo makkelijk en efficiënt mogelijk maakt. Dat kan met standaardisatie. Met standaardsoftware leg je een degelijke administratieve basis. De bedoeling is dat de administratie zo makkelijk mogelijk wordt en dat het je helpt met je dagelijkse werk. Administratie is niet je corebusiness. De menselijke factor, die maak je uniek en daarmee kan je je onderscheiden.

Snel aan de slag met standaardiseren

AFAS levert standaardsoftware. En onze consultants die zorgen ervoor dat de software werkt. Ze zijn er dus niet om je huidige bedrijfsprocessen te analyseren, verbeteren of optimaliseren. Ze implementeren je op onze standaard. 80% van de software staat al voor je klaar, wat een luxe. Alleen je data hoeft er nog maar in. Die andere 20% richt je zelf in. Uiteraard helpen we je daarbij, maar uiteindelijk moet je dat zelf kunnen. De bedoeling is vooral dat je zo niet afhankelijk wordt van je softwareleverancier.

Wil je dus optimaal profiteren van onze software? Bereid je dan zeker goed voor en begin met je bedrijfsprocessen te verbeteren. Breng bijvoorbeeld je processen in kaart, bekijk wat er scherper, efficiënter en sneller kan en leg dat vast. Vervolgens kun je dan die processen borgen met AFAS.

Wat zijn de voordelen van standaardsoftware?

Je hebt misschien al tussen de regels door kunnen lezen waarom je best voor standaardsoftware kiest. Als leverancier van standaardsoftware zijn we misschien wat gekleurd, maar we hebben al veel voorbeelden in de praktijk meegemaakt. We zetten hieronder de voordelen nog eens duidelijk op een rij.

Met standaardsoftware...

  • kom je veel goedkoper uit. De kost voor ontwikkeling en updates van de software deel je met alle klanten van je leverancier.
  • is je systeem altijd automatisch en probleemloos up-to-date.
  • kun je vertrouwen op een softwareleverancier die meerdere bedrijven uit jouw sector kent.
  • heb je veel meer functionaliteiten tot je beschikking dan met maatwerk.
  • kun je meteen aan de slag dankzij de standaardinrichting.
  • neem je je bestaande processen eerst zorgvuldig onder de loep.
  • leg je een degelijke basis voor je administratieve processen.
  • borg je de kwaliteit van je processen.
  • boek je tijdswinst bij de uitvoering van processen.
  • maken je medewerkers minder fouten.
  • kun je je goed voorbereiden op automatisering.
  • geef je je medewerkers alle ruimte om het verschil te maken.

Klaar om een keuze te maken?

Bij AFAS beschouwen we de keuze voor standaardsoftware als een kwestie van vertrouwen op je softwareleverancier. Die heeft zijn software ontwikkeld op basis van de input van duizenden bedrijven.

Heb je toch al de keuze gemaakt voor maatwerksoftware? Of voor een combinatie van maatwerk- en standaardsoftware? Dan kan je eens alle mogelijkheden zorgvuldig afwegen en je bedrijfsprocessen in kaart brengen. Daarvoor kan je eventueel de hulp van een adviseur inschakelen. Zorg ervoor dat je een oplossing kiest waarmee je het je medewerkers zo makkelijk mogelijk maakt. Zo kunnen ze snel en efficiënt hun werk doen en ervaren ze meer werkplezier. Software is er namelijk om je medewerkers te helpen en dingen makkelijker te maken. Werkplezier leidt tot topprestaties!