Chaque année, vous procédez à l’optimisation de vos processus RH. Seule la manière a changé : du papier et des dossiers, on est passé à une technologie coûteuse et peu pratique, une solution tout aussi insatisfaisante. Aujourd’hui, un outil RH fluide et convivial est un must pour tout département RH. Si naguère la technologie servait tout au plus à la gestion du personnel, elle est devenue bien plus que ça. Nous nous proposons de vous exposer ici la vraie valeur ajoutée de l’e-HRM.
Le département RH perd beaucoup de temps dans des tâches administratives, comme l’enregistrement des congés ou les notifications de maladie. Or ce travail peut être effectué par un logiciel RH, libérant du temps pour le personnel du département qui peut alors se concentrer sur les conseils stratégiques : gestion des talents, gestion des compétences, planification des ressources humaines, etc.
L’e-HRM – Electronic Human Resource Management – aide l’organisation à intégrer de manière optimale ses collaborateurs en son sein. Cet outil technique vous permet de mieux accompagner vos collaborateurs en valorisant leurs compétences. Grâce à la solution e-HRM, vous disposez toujours d’une vue d’ensemble. Le recours à cet outil RH ne peut qu’améliorer l’adéquation des talents, les workflows et la productivité. La technologie n’est donc assurément pas le facteur central et déterminant d’un système e-HRM. Elle permet le passage à une méthode de travail stratégique au lieu de cantonner le département RH à des tâches administratives. Elle permet aux organisations d’adapter leur politique RH aux changements qu’elles observent en interne. Et cela, grâce au développement de logiciels RH.
On a longtemps considéré l’e-HRM comme une automatisation des processus administratifs de la gestion du personnel. Aujourd’hui, cela va bien plus loin que cela. Les dossiers des collaborateurs ne restent pas archivés dans le service RH. Le collaborateur et son supérieur hiérarchique ont également accès à des informations importantes le concernant. Songez par exemple au développement personnel, aux coûts du personnel, etc.
Bien entendu, les collaborateurs ont également accès au portail dans lequel ils peuvent consulter et adapter les informations les concernant, comme une demande de congé ou une déclaration de maladie. Cette approche permet à l’entreprise de faire évoluer sa culture vers davantage d’implication des collaborateurs.
Avec l’avènement de l’e-HRM, le collaborateur a accès à certaines matières. C’est ce que nous appelons l’Employee Self Service ou ESS. Ainsi, le département RH consacre moins de temps aux questions qui nécessitent un travail administratif. Dès lors que certaines tâches peuvent être effectuées par les collaborateurs eux-mêmes, les gains en termes de temps et de réduction des risques d’erreur sont conséquents. Le temps gagné peut alors être consacré aux questions RH stratégiques.
Le travail en ligne présente de nombreux avantages pour l’utilisateur de l’e-HRM. Vous payez mensuellement un montant fixe pour l’utilisation du système et, puisque le travail s’effectue en ligne, il n’est plus besoin de consentir de lourds investissements en hardware. En outre, les mises à jour sont automatiques et des back-ups sont effectués quotidiennement. En travaillant dans le cloud, vous êtes assuré d’être toujours à jour en termes de logiciels, de législation et de réglementation. Vous utilisez le système via internet ou via une application intégrée de manière standard dans l’e-HRM.
Plus d’efficacité et une meilleure maîtrise de votre organisation :
En laissant collaborateurs et managers prendre en charge certaines tâches, vous vous assurez d’une plus grande efficacité du département RH. Il s’agit de tâches qu’ils maîtrisent mieux que le personnel RH et dont celui-ci n’a plus à se préoccuper. Cette efficacité permet à tous d’avoir un meilleur contrôle sur les données de tous les collaborateurs qui sont introduites.
Moins de temps consacré à l’administration :
Un bon outil HRM permet au département RH de se dégager des tâches administratives pour consacrer davantage de temps à, par exemple, la gestion des talents au sein de l’organisation et ainsi mieux orienter les collaborateurs en fonction de leurs compétences.
Plus grande implication des collaborateurs dans l’organisation :
Grâce au logiciel RH, les collaborateurs peuvent solliciter un entretien auprès de leur supérieur hiérarchique pour, par exemple, parler de leurs objectifs. Tout peut être enregistré dans le logiciel et repris ultérieurement par le collaborateur et/ou le manager. Permettre aux employés de planifier eux-mêmes leurs congés leur donnera également un aperçu de taux d’occupation dans l’organisation. Si nécessaire, ils pourront s’adapter à la situation.
Moins de contacts personnels avec les collaborateurs :
Etant donné que les collaborateurs peuvent introduire eux-mêmes les informations qui les concernent, ils sont moins susceptibles d’être en contact avec le service RH qui n’est accessible que pendant les heures de travail. Mais si la solution HRM met à disposition une application qui est également connectée à votre logiciel, les collaborateurs peuvent enregistrer leurs informations personnelles 24/7, même de leur domicile. Il n’est plus besoin de se rendre physiquement auprès du service RH.
Le succès dépend de l’engagement de tous les collaborateurs.
Pour disposer d’un système qui fonctionne avec toute la fluidité voulue, chacun doit s’engager et adopter la numérisation. C’est une condition indispensable à la réussite. Ne perdez pas de vue qu’une partie de vos collaborateurs appréhendent le changement et que l’adoption de l’e-HRM aura un impact important sur certains.
Lorsqu’une organisation change de mode fonctionnement, les collaborateurs doivent modifier leurs habitudes, ce qu’ils n’apprécient pas nécessairement. En outre, une crainte ne manquera pas d’apparaître : celle de perdre son emploi à cause d’un nouveau système logiciel. N’ignorez pas ces craintes et parlez à vos collaborateurs pour qu’ils adhèrent à la numérisation.
Offrir une solution totale pour automatiser vos processus RH suppose que le logiciel dispose de plusieurs modules. Chaque module prend en charge une tâche ou un processus RH spécifique. Il vous appartient de déterminer jusqu’où vous souhaitez pousser la numérisation de vos processus RH.
Voici les principaux composants de l’e-HRM :
Grâce à l’e-HRM, tous les collaborateurs sont impliqués dans les processus qui les concernent. Chacun, quelle que soit sa fonction, peut consulter et modifier lui-même les informations importantes et personnelles qui le concerne. Toute modification est immédiatement traitée par l’outil RH, ce qui vous évite d’avoir à les introduire dans plusieurs fichiers Excel avec les risques d’erreur que cela comporte.
Un logiciel HRM vous fait gagner du temps :
C’est la raison la plus évidente et elle vaut assurément la peine d’être mentionnée. Pourquoi gagnez-vous du temps ? Parce que vous impliquez tous vos collaborateurs dans les processus RH et donc aussi dans l’administration RH. Le département RH dispose ainsi de plus de temps pour réfléchir aux questions opérationnelles qui concernent les collaborateurs.
L’e-HRM assure une professionnalisation des RH :
Un bon outil HRM rend votre entreprise plus attractive sur le marché du travail :
La génération Z, la génération qui s’apprête à entrer sur le marché du travail, a grandi dans un monde numérique. Elle ne veut pas travailler ‘à l’ancienne’ car elle sait que la numérisation est l’avenir. Si vous montrez que vous êtes à son écoute, vous augmenterez vos chances qu’elle postule chez vous. Les jeunes recherchent des employeurs modernes et ils jugent que la transparence dont une entreprise fait preuve constitue un sérieux plus.
Une organisation plus ouverte grâce à l’e-HRM :
Comme mentionné ci-dessus, la transparence d’une entreprise constitue un atout aux yeux de la jeune génération. L’e-HRM peut assurer cette transparence. En outre, elle est souhaitable pour tous les collaborateurs. Conserver toutes les informations les concernant au sein des départements est une conception dépassée. En revanche, les rendre accessibles à tous crée un sentiment d’ouverture. Grâce aux dashboards, vous pouvez rendre publics les résultats des autres départements. Mais, bien entendu, vous décidez jusqu’où pousser le partage des informations.
Comment convertir les objectifs RH stratégiques en tâches concrètes dans votre e-HRM ?
L’ensemble de l’organisation doit déterminer quels objectifs RH atteindre. Ces objectifs peuvent être atteints avec l’aide du logiciel e-HRM. Chaque département doit se poser les questions suivantes : « Le logiciel nous permet-il d’assurer une meilleure compréhension de l’organisation par les collaborateurs ? Pouvons-nous fournir la même qualité avec moins de personnel ? Pouvons-nous permettre aux collaborateurs d’envoyer des informations dans leurs dossiers personnels ? » Pour pouvoir répondre à ces questions avec l’e-HRM, il faut que vous ayez choisi un bon système HRM.
Une étude ‘HR-Trends 2019-2020’ menée aux Pays-Bas par Berenschot, Performa et AFAS Software, a montré que le département RH se consacre moins à l’opérationnel au profit d’un rôle de conseiller pour lequel il faut moins de personnel. Cette évolution de la fonction RH permet à l’organisation de gagner du temps et de l’argent. Un bon outil e-HRM peut aider le département RH à faire son travail. Mais il n’est pas le seul département concerné : de nombreux autres peuvent en tirer profit.
Autoriser tous vos collaborateurs à travailler dans l’outil HRM garantit l’accélération de nombreux processus car tant le département RH que le supérieur hiérarchique ont moins de tâches administratives à effectuer. Les collaborateurs peuvent se charger eux-mêmes de nombreuses tâches RH, ce que nous appelons le Self Service RH. Lorsqu’ils introduisent une demande de congé par exemple, les personnes concernées sont immédiatement au courant.
Etant donné que les collaborateurs introduisent eux-mêmes les informations les concernant, le département RH ne doit plus les leur demander ce qui, ici aussi, réduit les risques d’erreur, fréquents lors d’une transmission d’informations. Grâce à la numérisation du département RH, l’ESS ou Employee Self Service, est accessible 24/7, via ordinateur ou smartphone. Les collaborateurs peuvent consulter ou modifier leurs informations personnelles au moment qui leur convient le mieux, sans dépendre du département RH.
Les collaborateurs ont toujours un premier point de contact : leur supérieur hiérarchique. Celui-ci doit également être responsable de la politique RH de son département. Un bon outil HRM lui permet de retrouver facilement les informations dont il a besoin, par exemple le nombre de jours de congé déjà pris ou le taux d’absentéisme.
D’une manière générale, les managers peuvent d’ailleurs donner un coup de pouce supplémentaire au département RH pour certaines tâches RH comme l’approbation d’un congé ou l’enregistrement d’un entretien d’évaluation des objectifs. Ils disposent ainsi d’une bonne vue d’ensemble de leur équipe et peuvent, si nécessaire, procéder à l’un ou l’autre ajustement. A partir du moment où certains processus RH sont automatisés et les tâches RH assignées aux bonnes personnes, le département RH dispose de davantage de temps pour se consacrer à la vision de l’entreprise, au conseil et à la politique RH.
Le processus de recrutement et de sélection peut être intégré dans un système e-HRM. C’est ce que nous appelons le Self Service pour les candidats. Le département RH crée un poste vacant dans le logiciel HRM et le met en ligne sur un portail dédié – intégré à l’e-HRM – où les candidats peuvent télécharger leur CV et toutes les informations utiles. Ils sont tenus informés à tout moment de l’état d’avancement du processus de recrutement. Grâce à des modules d’envoi automatique de messages, ils reçoivent immédiatement un mail les renseignant plus complètement sur l’entreprise et la procédure de candidature.
L’objectif est de décharger le personnel RH d’un maximum de tâches administratives. En effet, lorsque le candidat est engagé, les données indispensables sont déjà dans votre e-HRM, introduites par le candidat lui-même.
Un système e-HRM permet également d’enregistrer des documents dans la solution logicielle, autrement dit de faire de la gestion de documents. Toutes les informations nécessaires sont disponibles instantanément. L’ensemble de l’organisation bénéficie de l’e-HRM puisque tout le monde est connecté. Grâce aux dashboards interactifs, vous avez une vue d’ensemble de l’organisation et des collaborateurs.
Commencez par comparer différents systèmes. Voyez jusqu’où vont les fonctionnalités. Existe-t-il une application intégrée au logiciel HRM ? Evaluez la convivialité. Posez au fournisseur la question déterminante : « Montrez-moi concrètement les opérations que mes collaborateurs peuvent effectuer eux-mêmes. » Une présentation avec des slides peut avoir son utilité mais elle ne vous donnera jamais une image claire des fonctionnalités RH.
Vous avez trouvé le bon fournisseur de logiciel, celui qui répond à toutes vos attentes en matière de RH ? Passons à l’étape suivante : l’implémentation de l’e-HRM ! Les responsables RH ne sont probablement pas familiarisés avec ce genre d’opération, aussi y a-t-il lieu de se montrer très attentif.
Voici quelques conseils utiles :
Montrez-vous ouvert aux nouveaux processus d’entreprise de votre organisation
S’en tenir à ce que l’on connaît est toujours l’option la plus sécurisante. Mais l’implémentation d’un nouvel outil e-HRM nécessite d’adapter l’ancienne méthode de travail. Il est certainement possible d’intégrer le logiciel aux processus RH existants, mais est-ce la manière la plus efficace de travailler ? L’implémentation d’un nouvel outil est l’occasion d’évaluer votre méthode de travail actuelle. Avec le nouveau logiciel HRM, il est possible d’ajuster et/ou d’améliorer les processus RH. Votre nouveau fournisseur de logiciels peut vous y aider. En associant votre parfaite connaissance de votre organisation et des processus RH internes à l’expertise du fournisseur, vous parviendrez à une méthode de travail efficace pour tirer le meilleur parti de votre nouveau système e-HRM.
Constituez un groupe de travail attaché au suivi du projet
Avant la mise en place du groupe de travail, posez-vous les bonnes questions : « Quels départements vont utiliser l’e-HRM ? Au sein de ces départements, qui impliquer au premier chef dans l’implémentation ? Quelle doit être l’importance du rôle de cette personne pendant l’implémentation ? ». Un nouveau logiciel RH n’est pas un jouet destiné au seul département RH. Il ouvre de nombreuses possibilités à l’ensemble de l’organisation.
Etablissez un planning
Une fois le groupe de travail constitué, l’étape suivante est l’établissement d’un planning. Vous êtes évidemment le mieux placé pour déterminer quelles informations vous souhaitez voir figurer dans l’outil e-HRM et comment les processus RH se déroulent (ou devraient se dérouler). Etablissez un planning des dates auxquelles vous souhaitez que certains aspects de l’implémentation soient opérationnels.
Communiquez avec tous les collaborateurs
Il est indispensable que vous communiquiez avec tous vos collaborateurs à propos du logiciel RH. Car le changement impactera l’ensemble de l’organisation. Il est important qu’ils connaissent le fonctionnement du logiciel et sachent précisément ce que l’on attend d’eux. Cette approche a pour but d’évacuer les sentiments de peur et de méfiance. C’est un premier pas vers l’ouverture et la confiance, un état d’esprit que l’e-HRM amplifiera.
Le logiciel HRM a été acheté et son implémentation est terminée. Nombreux sont ceux qui pensent que l’histoire s’arrête là et que tout le monde se met au travail avec l’e-HRM dans la joie et la bonne humeur. Rien n’est moins vrai ! Car une fois l’implémentation terminée, vient le moment pour le département RH de se concentrer sur les possibilités d’optimisation des processus des collaborateurs.
C’est également le moment de solliciter leur avis sur la méthode de travail. C’est grâce à la phase d’optimisation que votre organisation réalisera plus tard des économies de temps et d’argent. Ne négligez donc pas cette étape importante qui suit l’implémentation. Notez-la soigneusement sur votre to-do-list lors de l’achat d’un système e-HRM.
Bien entendu, vous décidez vous-même quand et comment lancer l’optimisation. Vous souhaitez que ce soit immédiatement après l’implémentation ? A moins que vous ne préfériez attendre un peu, le temps que chacun puisse se familiariser, à son rythme, avec l’outil RH ? Peu importe votre décision, elle est bonne ! Tant que vous, manager ou responsable du département RH, prenez l’optimisation au sérieux et continuez à y travailler pour faire passer votre entreprise et tous les collaborateurs à un niveau supérieur.
Jusqu’ici, les processus relatifs aux collaborateurs faisaient partie des tâches administratives dévolues au département RH. Vous souhaitez faire progresser votre entreprise ? La numérisation est l’étape la plus étape logique. C’est un processus fluide qui plaira beaucoup à vos collaborateurs. L’équipe RH pourra ainsi se consacrer à ce qu’elle fait le mieux : l’accompagnement du personnel. Pour y parvenir, un outil e-HRM est indispensable. AFAS a développé un outil HRM complet qui regroupe tous les processus liés aux collaborateurs.