“Il y a deux ans, nous avons commencé notre recherche de logiciel ERP. Nous en avions marre de copier à chaque fois des données d’un fichier à l’autre, parce que ce travail manuel est très chronophage. Prenez par exemple les inscriptions à nos évènements. Avant, nous devions nous connecter au système de gestion de notre site web pour copier les données des participants. Ces données, nous les collions alors dans un fichier Excel pour ensuite envoyer un mail de confirmation aux participants inscrits.”
“Le même problème se posait aussi pour nos consultants. A la fin du mois, ils confectionnaient un aperçu des heures qu’ils avaient prestées. Chaque consultant envoyait consciencieusement son fichier Excel et un collègue se chargeait de tout contrôler. C’était presque peine perdue de garder à jour un aperçu central des prestations fournies. Il était grand temps pour nous d’investir dans un paquet ERP puissant.”
“Durant notre phase d’exploration, AFAS Software a très vite attiré notre attention. Ils vous offrent une large gamme: comptabilité, GRC, GRH, gestion de talent, gestion d’abonnements, projets et cours,… Toutes les fonctionnalités sont clairement répertoriées dans des modules et les parties dont vous n’avez pas besoin, vous les désactivez tout simplement.”
“Avec AFAS Software, vous ne devez rien construire à partir de zéro– ce qui est souvent le cas avec d’autres paquets ERP.”
“Ce qui nous a convaincus? AFAS fournit un logiciel standard que vous paramétrez et que vous configurez à votre gré. De cette manière, le paquet ERP correspondra parfaitement à votre organisation. D’autre part, vous ne devez rien construire à partir de zéro, ce qui est souvent le cas avec d’autres paquets ERP. Avec AFAS Software, vous êtes prêts à commencer le véritable travail et ceci plus rapidement et à moindre frais. Pour une petite organisation comme la nôtre, c’est déterminant.”
“C’est clair que nous travaillons maintenant de manière beaucoup plus efficace qu’avant.”
“Pourtant, nous avions encore des doutes quand il a fallu choisir AFAS Software. Parce que franchement, leur proposition nous paraissait trop belle pour être vraie. C’est pourquoi, nous avons invité l’équipe AFAS à un deuxième entretien pour discuter de tout dans les détails. C’est à ce moment-là qu’ils ont gagné notre confiance.”
“Aujourd’hui, nous utilisons les modules pour la GRC, les projets, les cours et les abonnements. Ce dernier module est super pratique pour gérer l’adhésion des organisations qui s’associent à nous. Grâce à AFAS OutSite, nous avons un lien direct entre les participants et les membres d’une part et notre moteur administratif d’autre part. C’est clair que nous travaillons maintenant de manière beaucoup plus efficace qu’avant.”
“Implémenter le module financier a pris plus de temps que prévu. Nous avons surtout sous-estimé le transfert des données de notre ancien paquet comptable. Nous avons dû également prévoir plus de capacité pour configurer tous les paramètres dans le volet financier. C’est un enseignement important, je trouve.”
“La prochaine étape dans notre histoire AFAS? Notre site internet aussi aura le logiciel ERP d’AFAS comme moteur. Ensuite, nous commencerons avec le module RH pour digitaliser les dossiers de notre personnel. Et enfin, nous avons encore des plans avec les tableaux de bord et les cockpits qui se trouvent également dans le paquet. Nous voulons un rapportage personnalisé pour chaque collaborateur. De cette manière, tout le monde dans notre organisation saura comment il ou elle contribue à notre succès.”