“We zochten naar een nieuwe aanpak voor onze vto-administratie”, vertelt Corine. “Dat is alles wat te maken heeft met de opleidingen die onze medewerkers volgen. Die administratie deden we op de klassieke manier: met kopies van attesten en certificaten, geprinte documenten en veel Excelbestanden. Kortom: tijdrovend werk. Bovendien waren er regelmatig fouten die we moesten rechtzetten. Dat kan beter, dachten we.”
“AFAS biedt je een totaalpakket aan – met software voor je loonadministratie, digitale personeelsdossiers en nog veel meer.”
“AFAS stak er met kop en schouders bovenuit toen we de markt verkenden. Toch hebben we even getwijfeld: AFAS biedt je een totaalpakket aan – met software voor je loonadministratie, digitale personeelsdossiers en nog veel meer. Alles zit erin, terwijl wij alleen voor de administratie van onze opleidingen een oplossing zochten.”
“Uiteindelijk hakten we de knoop door. Laat ons eerst die module voor de opleidingen implementeren, dachten we. De rest wordt een vijfjarenplan. Zo gezegd, zo gedaan. Maar even later kregen we nieuws van ons sociaal secretariaat en dat zette alles op zijn kop.”
“Acerta liet ons weten dat ze stopten met de ondersteuning van het salarispakket dat we op dat moment gebruiken. Dus leek het ons logisch om ook voor dat werk AFAS te gebruiken.”
“Onze eerste stap? Praten met organisaties die ervaring hadden met AFAS Profit. Die waren allemaal enthousiast. Daarna controleerden we of AFAS Profit goed samenwerkt met onze planningssoftware – SP-Expert van Cegeka – én de backoffice van ons sociaal secretariaat. Toen dat allemaal mogelijk bleek, begonnen we met de implementatie. In februari zijn we ermee gestart, eind juni waren we klaar. Noem die periode gerust een rollercoaster, ze was superintensief.”
“In minder dan 6 maanden klaarden we de klus en het eindresultaat is fantastisch. Machiel den Dekker van AFAS was de overkoepelende projectleider, daarnaast was er bij elke betrokken partij een procesbewaker en een projectleider – dus ook bij Acerta en Cegeka. Regelmatig zaten we samen aan tafel, want zonder strakke communicatie loopt zo’n implementatie in het honderd.”
“We hadden een beetje koudwatervrees toen we met de implementatie begonnen. Bovendien was de ziekenhuissector nieuw voor AFAS in België.”
“Ook riepen we de hulp in van een onafhankelijke consultant: Kristof Bonnast van Webflow Design. Hij kent de software van alle betrokken partijen tot in de details en hij heeft bergen ervaring met soortgelijke implementaties. Zijn opdracht? Inefficiënte en foute processen opsporen en verbeteren.”
“Evengoed belangrijk was de inbreng van de departementen IT en Financiën van ons ziekenhuis. Want we wilden alle interne processen goed op elkaar afstemmen. Je merkt het: we hebben alles grondig aangepakt. We hadden dan ook een beetje koudwatervrees toen we met de implementatie begonnen. Bovendien was de ziekenhuissector nieuw voor AFAS in België. Maar door onze krachten te bundelen, schreven we een succesverhaal.”
“De open en transparante communicatie van AFAS is een van hun sterkste troeven. Ze besparen je vervelende verkooppraatjes en ze schetsen je duidelijk wat je kunt verwachten. En niet te vergeten: die verwachtingen lossen ze 100% in. Wat die verwachtingen precies waren? We wilden efficiënter en eenvoudiger werken, en daarin zijn we met glans geslaagd.”
“We wilden efficiënter en eenvoudiger werken, en daarin zijn we met glans geslaagd.”
“AFAS Profit is nu de motor van onze salarisadministratie en daarmee houden we op élk moment de controle in handen. Zo kunnen we tot het allerlaatste moment wijzigingen aanbrengen in de salarisinformatie. Die wijzigingen komen automatisch bij ons sociaal secretariaat terecht, terwijl we vroeger alles manueel moesten doorgeven én dan nog eens bevestigen per e-mail of telefoon. Bij elke stap was er een kans op fouten, met nog meer correcties – en dus ook hogere kosten – als resultaat.”
“Nu zijn die problemen en frustraties verleden tijd. Een cijfer verduidelijkt veel: AFAS sneed 90% van onze beheerskosten weg. Dus voortaan is onze salarisadministratie efficiënter én goedkoper.”
“Op dit moment zijn we nog een paar kleinigheden aan het afstellen in de software. Dat is normaal als je zo’n ingrijpende implementatie achter de rug hebt. Ons advies: neem die verfijningen op in je projectplan en voorzie het nodige budget. Op het einde van de rit krijg je zo een nóg beter resultaat.”
“Daarnaast zijn we de AFAS OutSite aan het klaarstomen voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers. In januari willen we landen. En daarna? Er ligt nog voldoende werk op de plank. De Employee Self Service bijvoorbeeld, waarbij onze medewerkers delen van hun personeelsdossier zélf beheren. Met AFAS zijn de mogelijkheden bijna eindeloos.”