Agristo heeft vier productiesites verspreid over België en Nederland (Harelbeke, Nazareth, Wielsbeke en Tilburg) en is zo één van de grotere aardappelverwerkingsbedrijven. Als private label produceren ze op aanvraag van klanten in de retail-en horecasector. In hun vijfde site zitten alle overkoepelende diensten zoals HR, boekhouding en ICT. Maar ook de implementatie van de HR-software van AFAS wordt voor het groepsniveau van daaruit beheerd. We zaten samen met Ruud De Baecke, de ideale man om meer te weten te komen over het reilen en zeilen van hun HR-implementatie met AFAS!
Ruud: "Met meer dan 1000 potatoholics en jaarlijks meer dan 800.000 ton afgewerkt product, is er heel wat administratie bij Agristo. Toen ik 4 jaar geleden bij Agristo begon, was er nog niet veel gebeurd rond digitalisering op vlak van HR. We wisten dat we voor AFAS Software kozen om te automatiseren, maar voor de rest stonden we nog nergens. Met mijn rol als HR Project en Process manager kreeg ik de opdracht om eerst en vooral de HR-processen in kaart te brengen. Dat deed ik met vragen zoals: kunnen we harmoniseren over de sites heen? En in welke mate kunnen we deze automatiseren met AFAS?"
Om een implementatie zo vlot mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk goed in beeld te krijgen wat je wil bereiken met digitalisatie en automatisatie. Ook Agristo ging aan de slag met het opmaken van een business case.
Het werd al snel duidelijk dat ze, net zoals vele andere organisaties, heel wat overbodige tijd in administratie staken. Denk aan repetitief werk via excels en mail waardoor alle data verspreid zat op honderden plaatsen. Ruud: "Ons belangrijkste doel was om het administratieve stuk te automatiseren zodat we meer tijd voor andere zaken kregen. Ook 1 centrale database waar alles samenkomt was een must."
"We wilden wederkerende taken efficiënter maken en meer tijd hebben voor de medewerker zelf in plaats van de papierlast ernaast."
"3000. Dat is hoeveel sollicitaties op jaarbasis we verwerken. Vroeger was de volledige opvolging via mail, met een gebrek aan overzicht en vele fouten als gevolg. 4 jaar geleden waren we met 500 collega's, ondertussen met meer dan 1000. Sinds we met AFAS Software werken, gaat het volledige proces veel vlotter.", vertelt Ruud.
Ook de sollicitatieprocessen over de sites heen waren niet consistent. "De ene doet een referentie, de andere begon met een telefoontje, ... Met het systeem van AFAS hebben we ervoor gezorgd dat alles gelijk verloopt. Elke sollicitatie heeft een checklist die gevolgd wordt, waardoor onze collega's het wervingsproces zelf vorm kunnen geven zonder eruit te stappen."
Het volledige werving- en selectieproces zit in de software van AFAS. Van het aanvragen van de vacature zelf, tot het publiceren en de opvolging. Daarom is de AFAS OutSite, het sollicitatieportaal gelinkt aan de website, zeer belangrijk. Ruud: "We werken ook heel veel met uitzendkantoren. Ook voor hen is een proces opgezet waar zij kandidaten kunnen voorstellen."
Naast het onboardingproces zijn er rond offboarding ook al heel wat zaken opgezet. "Onze evaluatie- en exitgesprekken worden ook beheerd in het systeem.", vult Ruud aan.
Ook de interne e-learning, het digitaal leren, is mee geautomatiseerd via AFAS.
"Doordat we minder administratieve taken hadden, konden we echt meer gaan inzetten op de strategische kant van het verhaal en meer onze medewerkers voorop stellen."
"E-learnings is een groot onderdeel geworden. Onze medewerkers volgen een online opleiding en alle data en scores worden gelogd in de software van AFAS. We werken hier samen met een AFAS-partner om dit zo vlot en digitaal mogelijk te laten verlopen. Momenteel rollen we dit stapje voor stapje verder uit. Wat helemaal geweldig is: de dag voor de opleiding van start gaat, worden sms'jes of e-mails verstuurd als reminder en met log-in!"
"Employer en Manager Self Service is ook echt een grote troef voor ons.", vertelt Ruud. "Met het medewerkersportaal van AFAS, InSite, heeft elke medewerker toegang tot zijn eigen personeelsdossier om dit te onderhouden. Denk aan het aanpassen van rekeningnummers, adreswijziging, ... Er is voldoende transparantie naar de leidinggevende, die hier op zijn beurt analyses op doet en inzicht in krijgt."
Er werd ook een samenwerking met onze AFAS-partner Tools4Ever opgezet. Dit is een extra troef op vlak van Identity & Access Management. "Een voorbeeld: je bent nieuw in dient bij Agristo en je e-mailhandtekening word automatisch geüpdate.", vertelt Ruud.
Niet te vergeten: de payroll administratie! "Alle data gerelateerd aan medewerkers wordt centraal bijgehouden. AFAS is de master van al die data. Daarnaast legden we ook een koppeling tussen onze loonmoter Liantis en AFAS, voor het totale plaatje."
AFAS Software heeft ook een smartphone applicatie, de Pocket App. "Alle potatoholics bij Agristo gebruiken deze app om bijvoorbeeld taken af te handelen, sollicitanten te bekijken, declaraties in te sturen, ..."
Ze zetten ook heel fel in op het workflowmanagement van AFAS. "Dit is echt een van de grooste krachten van AFAS. Niet alleen voor onze interne organisatie, maar ook richting onze externe partners zoals onze uitzendkantoren en onze sollicitanten."
Er is al heel wat geautomatiseerd bij onze klant Agristo. Op vier jaar tijd zijn ze sterk vooruit gegaan op vlak van automatisatie en digitalisatie. Ruud: "Naast het strategische verhaal hebben we nog toekomstplannen met AFAS. Op vlak van Workforce Planning zijn we de mogelijkheden aan het bekijken. We denken aan de koppeling richting de personeelsplanning bijvoorbeeld."
Ruud: "De eerste bedenking die je moet maken: ga je voor een ERP-pakket of een best-of-practice? Er zijn waarschijnlijk andere systemen die beter zijn in het werving- en selectieproces... Maar dan moet je weer met een ander systeem gaan koppelen, dit leren gebruiken, ... AFAS Software kan heel veel. En als dit ver genoeg gaat voor jouw processen, is AFAS een zeer goede keuze.
"Het totaalpakket van AFAS is zó uitgebreid dat je alle toeters en bellen van een specifieker pakket niet nodig hebt."
"Het is een systeem dat zeer parametriseerbaar en configureerbaar is, niet programmeerbaar. Het voordeel: je gaat altijd mee naar de nieuwste versie. Je hoeft bovendien ook geen mega techneut te zijn om in het systeem aan de slag te gaan. En de vergaande mogelijkheden van de workflows zijn zeker ook een troef. De laatste reden dat je voor AFAS moet kiezen? De unieke bedrijfscultuur die er heerst. Super fijn samenwerken!"