We zitten samen met Jeroen Smekens, één van de 3 zaakvoerders van S3Architecten. Ze zijn een multidisciplinair architectenbureau wat betekent dat ze ook alle nevenactiviteiten rond architectuur aanbieden. Denk aan techniek- en stabiliteitsstudies, veiligheidscoördinatie, EPB verslagen, ... Heel wat zaken waar de bouwheer ook aan moet denken, biedt S3A aan in een groter geheel.
Jeroen: "Juist omdat we multidisciplinair werken, gebruikten we vroeger voor elke activiteit een andere software. Sommige collega's hadden zelfs geen systeem om hun taken te beheren. We voelden dat de integratie niet mogelijk was binnen binnen die verschillende pakketten. En dat was de reden dat we op zoek gingen naar een geïntegreerd ERP-systeem. Met succes gevonden, bij AFAS! Iedereen kan nog altijd zijn eigen ding blijven doen, maar je kan ook alle data in een groter geheel bekijken. Dat is eigenlijk de basisinsteek geweest waardoor we voor AFAS gekozen hebben."
"De basis van onze zoektocht was integratie. Die was er vroeger onvoldoende en was wel meer dan mogelijk bij AFAS."
Jeroen: "Het feit dat AFAS een heel uitgebreid pakket aanbiedt, is geweldig. Het is veel uitgebreider dan we initieel zelf in gedachten hadden. Dat maakte dat we ook the bigger picture gingen bekijken, meer naar de toekomst gericht. Het is mooi om te weten dat AFAS mee kan groeien met S3Architecten."
Ook op boekhoudkundig vlak gaat AFAS veel verder dan ze verwacht hadden. Jeroen: "Dat biedt veel mogelijkheden, maar kan ook een valkuil zijn. Nu is het aan ons om te bekijken welke processen we op welke manier gaan automatiseren. Opnieuw een voordeel van het systeem: je kan perfect met de basis aan de slag, maar je kan ook zeer uitgebreid de details ingaan."
Jeroen: "Het idee dat we onze klanten toegang kunnen geven tot een platform, is ook een trigger geweest om met AFAS te werken. Onze klanten kunnen dus alle projectgebonden informatie zelf terugvinden op het S3A klantenportaal, dat we gebouwd hebben in AFAS. Denk aan de gegevens, de contracten en de belangrijke documenten die bij een dergelijk project komen kijken. Maar ook een opsomming van het type woning, hoeveel slaapkamers en toiletten ze willen, of ze een open keuken wensen, ... Ook de facturatie gaan ze daar zelf kunnen opvolgen. Heel wat informatie die we centraal verzamelen op het klantenplatform. Die informatie komt dan ook automatisch in ons projectdossier. Zo leggen we op een andere manier de verbinding met de klant."
Jeroen: "We beginnen bij het begin. Na een eerste gesprek met de potentiële klant maken we een verkooptraject waar we onze procentuele scoringskans bijhouden. Zo houden we inzicht in de pijplijn van aankomende projecten. Na de order vloeit er ook automatisch een project uit die alle voorgaande gegevens meeneemt. De projectarchitecten zorgen dat alle andere belangrijke informatie ook in het project toegevoegd wordt. Alle data rond een project wordt dus centraal bijgehouden."
"Er is ook een fasering aan gekoppeld. In functie van het type project worden er standaard activiteiten aangemaakt en komen de taken vlot in het dossier. Denk bijvoorbeeld aan start- en einddatums van het ontwerp, een bouwaanvraag die ingediend moet worden,... Zo hebben de collega's een houvast over hun taken op elk project. De collega's gaan op hun beurt heel consequent hun uren boeken. We krijgen op die manier een goed inzicht in de winstgevende projecten."
Tot slot: de facturatie en boekhouding. "We werken bij S3A met termijnfacturatie. Met de software van AFAS krijg je heel gebruiksvriendelijk inzicht in de opvolging van de uitgaande en openstaande facturen. De verwerking hiervan kan volledig geautomatiseerd worden met AFAS door CODA- en SEPA-files. Ook dit is voor S3A naar de toekomst toe interessant om op te nemen."
"Een van de grote voordelen zijn de talloze integratiemogelijkheden. Ook de ondersteuning en de know-how liggen bij AFAS op een hoger niveau dan ik gewend ben."
Jeroen: "Voor ons is AFAS vooral een ondersteunende factor om alles structuur te geven. Dat is het belangrijkste, dat er structuur komt in al onze dossiers. Daar zorgt AFAS voor. We vinden alle informatie veel sneller doordat alles centraal en geïntegreerd is. Ook de Pocket App zorgt ervoor dat je op verschillende manieren aan je data kan komen. Als we toch voelen dat we iets nodig hebben in een andere richting, is er ook de mogelijkheid om die richting verder uit te werken."
"We beginnen bij een basisstructuur waar we toch alle richtingen mee uit kunnen. Dat is het mooie aan de flexibiliteit bij AFAS."
Jeroen: "Dat gaat alleen maar groeien en verbeteren. Dat is het leuke eraan, dat we het gevoel hebben dat we amper op 40% zitten van wat het systeem voor ons gaat betekenen. Zelfs nu doen we al veel meer dan we initieel gedacht hadden te gaan integreren. We zitten nog maar op 40% van wat we er mee gaan doen en wat we er mee kunnen. We hebben er intern ook al over gepraat en het is fijn om te zien dat de collega's allemaal op dezelfde lijn zitten. We zijn het er samen over eens dat de software van AFAS echt wel een meerwaarde is binnen S3A."