Ga je bouwen of verbouwen? Dan heb je ingenieurs nodig voor stabiliteitsstudies en meer. Die rekenwonders vind je bij studiebureau STABO. Eind vorig jaar zochten de Leuvense ingenieurs een nieuw ERP-systeem om hun werk en administratie te stroomlijnen. Gedelegeerd bestuurder Patrick Desutter vertelt je waarom STABO voor AFAS kiest.
Waarom een nieuw ERP-pakket?
Patrick Desutter: “Bij STABO zijn we met 50 professionals die werken in 4 zelfsturende teams. Daarnaast hebben we een administratieve ploeg die onze ingenieurs ondersteunt. Al dat werk vraagt om heldere communicatie: projectleiders moeten snel en eenvoudig informatie kunnen delen over contracten, budgetten en plannen. En na afloop willen we dat alles snel en correct gefactureerd wordt. Daarom hebben we een slim ERP-pakket nodig.”
“Tot nu werken we met verschillende tools: software voor de boekhouding, een programma voor de planning, een pakket voor contractbeheer, … Probleem is dat die tools niet met elkaar communiceren, dus zit de belangrijke info dikwijls verstopt voor medewerkers en management. Hebben we financiële cijfers nodig? Dan stappen we naar de boekhouding … Gegevens over de planning halen we elders. Puur tijdverlies. Daarom zochten we naar een ERP-pakket dat alles integreert.”
“Alleen met heldere communicatie krijgen we ons werk geregeld. Dus hebben we een slim ERP-pakket nodig.”
Hoe verliep de selectie?
“Het was onze boekhoudster Karen Broeckx die de kat de bel aanbond. Zij wou nieuwe software die een analytische boekhouding toelaat. Met haar vraag ging de bal aan het rollen richting meer integratie. En omdat Karen al ervaring had met ERP-systemen, stelde zij een shortlist samen met vier pakketten.”
“Die vier alternatieven hebben we uitgebreid bestudeerd en AFAS kwam daarbij als sterkste kandidaat uit de bus. Ons eerste en belangrijkste criterium? De integratie van alle onderdelen in het ERP-pakket – alles moet naadloos met elkaar communiceren. Dat was allemaal in orde bij de vier geselecteerde pakketten, dus keken we verder.”
“We willen ook na de implementatie een korte lijn met onze ERP-leverancier – dat is onze garantie op een snel antwoord als er vragen of problemen opduiken.”
“Tweede vereiste was de bereikbaarheid van de vertegenwoordigers – nú en in de toekomst. We willen ook na de implementatie een korte lijn met onze ERP-leverancier – dat is onze garantie op een snel antwoord als er vragen of problemen opduiken. Bleek dat een van de kandidaten alleen een kantoor had in Londen. Veel te ver voor een kmo in Leuven vinden wij. Toen waren ze nog met drie.”
“Nog een kandidaat viel af omdat we er geen vertrouwen in hadden. Het was een piepkleine onderneming die gerund werd in een woonhuis. Niets kon ons garanderen dat die leverancier binnen vijf jaar nog actief is. Dus, toen waren ze nog met twee: AFAS en een Microsoft-pakket.”
Waarom koos STABO uiteindelijk voor AFAS?
“AFAS is gebruiksvriendelijk en transparant, en de software staat garant voor heldere rapporten. Toch kwam onze keuze voor AFAS er niet zonder slag of stoot.”
“Aan de twee resterende kandidaten vroegen we om hun software aan het werk te zien in een vergelijkbaar studiebureau. Jammer genoeg wou geen enkele AFAS-klant de deur openzetten voor een conculega. Microsoft vond wel een studiebureau, dus gingen we ter plaatse een kijkje nemen. Alleen zagen we daar hoe we het níét wilden.”
“Het was een verschrikkelijk ambitieus en ingewikkeld project in dat bedrijf, met veel cijfers, tabellen en Excel-bestanden als resultaat. Jammer genoeg was er geen grafische voorstelling van cijfers mogelijk met het pakket. Terwijl wij net streven naar transparante en heldere rapporten. Toch maar even bellen met AFAS dachten we.”
“In februari starten we met de implementatie en we kijken er met veel goesting naar uit.”
“Tijdens een tweede gesprek trok AFAS-directeur Machiel den Dekker ons over de streep. En ik geef toe dat we gecharmeerd waren door zijn komst. Zo’n gebaar zegt veel over hoe ze met hun klanten omgaan. Toegegeven: ook het prijsverschil met Microsoft was mooi meegenomen, dus hakten we de knoop door.”
En de volgende stap?
In februari starten we met de implementatie van AFAS en we kijken er met veel goesting naar uit. Kom binnen een jaartje nog eens terug voor het vervolg van het verhaal.”