Ecoworks: "AFAS in combinatie met Ibis is voor ons het ultieme totaalplaatje."
Installatie en onderhoud groen
40 medewerkers
Vilvoorde
September 2021
ERP
Interview met:
Sander De Kegel (Financieel en IT-verantwoordelijke)
Vroeger werden er gebouwen geplaatst en werd er groen rond gezet, als grasveld of als bloemenperk bijvoorbeeld. De laatste jaren werd groen in of op het gebouw ook erg populair. Denk aan groendaken, groengevels en groene zwemvijvers. En dat is precies waar Ecoworks sterk in is.
Ecoworks vergroent alles op en rond gebouwen. Van ontwerp, naar aanleg, tot onderhoud. En om dat beheer vlot te laten verlopen, gebruiken ze de software van AFAS. Sander De Kegel is Financieel- en IT-verantwoordelijke en is bovendien AFAS-beheerder. Dé man om te spreken over hun keuze voor AFAS.
Sander: "Ecoworks bestaat ondertussen 15 jaar. Concreet kan je ons zien als de aannemer voor bijvoorbeeld daktuinen, verticale tuinen en zwemvijvers. Wij zorgen voor alle randvoorwaarden dat het stukje natuur nodig heeft om te groeien. En dat kan erg simpel zijn, maar ook heel vergaand."
Sander: "We komen van een best-of-breed oplossing. Daarmee bedoel ik dat we voor alles een andere tool in gebruik hadden. Maar door onze sterke groei de laatste jaren werd deze werkwijze moeilijker. Databases praatten niet met elkaar, de flow werd constant onderbroken. We hadden met andere woorden veel dubbel werk om de verschillende tools met elkaar te verbinden."
Bij Ecoworks kwam stilaan het besef dat er een nieuw systeem moest komen. Ze startten hun zoektocht en kwamen uit bij 3 interessante spelers, waaronder AFAS Software. Sander: "Je merkt dat AFAS de voorbije jaren hard gegroeid is in hun bouwfunctionaliteiten. En dat sprak ons wel aan. Als je bedenkt wat er kan veranderen op 3 jaar, dan kijk ik er naar uit om te zien wat ze nog eens binnen 3 jaar kunnen."
Door de jaren heen kreeg Sander als financieel- en IT-verantwoordelijke een optimale flow in gedachten. De ideale flow die hun bedrijfsprocessen zouden moeten volgen. Sander: "Door het gebrek aan verbinding tussen onze vorige systemen, werd die flow verbroken. Sinds we met AFAS werken, vind ik het ongelofelijk waar die flow kan starten en hoe ver je die kan doortrekken. Elke stap in het proces bepaal je zelf. En dat allemaal in 1 systeem. AFAS is het leukste speelgoed dat ik in tijden heb gekregen."
Ik stond meteen versteld van wat er allemaal mogelijk is met de workflows van AFAS. Wat ik al jaren in mijn hoofd had, kan ik nu van de eerste tot de laatste stap inrichten.
AFAS Software biedt een totaalpakket aan waar eindeloze mogelijkheden in zitten. Sander: "Alles begint met de CRM-module. Daar hechten we nu veel meer belang aan dan vroeger doordat het volledige proces van hieruit start. We beheren ons verkoopverhaal, inclusief de opvolging van de salestrajecten. We maken offertes, die automatisch doorvloeien richting het projectmanagement. Daar zitten dan weer de werkbegroting, meetstaten en het factuurvoorstel in. Ook het volledige financiële gedeelte wordt beheerd in het totaalverhaal van AFAS."
Ook de webshop van Ecoworks zit gekoppeld aan het ordermanagement dat ze beheren in AFAS. Sander: "Als er een verkoop rond is op de webshop komt deze verkooporder binnen in AFAS. Dan start het ordermanagement in de ERP-software. We beheren onze in- en verkoop, ons magazijn en onze voorraad. Dat orderbeheer zit dan weer automatisch gelinkt aan het volledige facturatie- en boekhoudproces. En dat alles in 1 totaalpakket."
Uiteraard is het inzicht in de calculaties bij Ecoworks een belangrijk onderdeel van de projectopvolging. De wensen van Ecoworks gingen verder dan de calculatiemogelijkheden in de software van AFAS. Geen probleem: AFAS-partner IBIS to the rescue. Sander: "We zijn nu volop bezig met de koppeling tussen AFAS en IBIS mooi te zetten. Met deze koppeling tussen het ERP-pakket van AFAS en een apart calculatiesysteem hebben we echt het totale plaatje waar we naar op zoek waren."
Het totaalpakket van AFAS in combinatie met de koppeling met de calculatiesoftware van Ibis zorgt intern voor een plaatje dat veel completer is dan de pakketten die andere leveranciers aanbieden.
Hoe werkt die koppeling nu precies? Sander: "Onze artikeldatabase wordt volledig beheerd in AFAS. Het bijhouden en beheren van de prijzen, zowel inkoop, verkoop als kostprijs. En het is die kostprijs die we gaan synchroniseren met de calculatiesoftware van Ibis, door ze te importeren via .CUF bestanden. Zo maken we dus bouwblokjes van artikelen en manuren, en dat per vierkante meter. Al die verschillende lagen worden dan super snel doorgerekend in beide systemen. Offertes maken we dus in AFAS, waarbij de uitgebreide Ibis-calculatie als bijlage mee gaat."
Eens het groen bij de klant geïnstalleerd is, komt er natuurlijk ook wat onderhoud bij kijken. De onderhoudscontracten en de opvolging ervan worden ook in AFAS beheerd. Deze zijn op hun beurt weer gekoppeld aan de projecten, waaruit abonnementsfacturen vloeien.
Sander: "Daarnaast maken we ook gebruik van termijnfacturatie. Zo factureren we de onderhoudscontracten in afwachting tot de definitieve oplevering."
Bij AFAS zijn we fan van het principe 'klant aan de knoppen'. Als je klant van AFAS wordt, ga je echt zelf aan de slag in het systeem. Elke klant heeft ook een hoofdgebruiker, de AFAS-beheerder, die de nodige kennis heeft om in het systeem aan de slag te gaan. Sander: "Dat spreekt me wel aan, die AFAS-beheerder. Dat je de AFAS-klant echt de nodige kennis geeft zodat die zelf aan de slag kan in het systeem en zelf verder kan ontwikkelen."
"Het is een serieuze overstap, naar het nieuwe systeem. En uiteraard is het hier en daar nog wat zoeken. Maar er is veel enthousiasme aanwezig om hier echt mee aan de slag te gaan.", aldus Sander.
AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim 600 enthousiaste medewerkers. Als familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor de zakelijke markt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 14.000 organisaties in België, Nederland, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.
Automatiseer net als Ecoworks en ruim 14.000 organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software.