Innovatief bedrijf met een groen hart

Isola Belgium is een bouwbedrijf met 50 medewerkers dat klanten helpt met de volledige vloeropbouw. Van isolatieproducten en vloerverwarming tot tegels en parket, Isola biedt een compleet pakket aan. Samen met haar dochterbedrijf BSComfort, dat zich richt op hernieuwbare energie zoals zonnepanelen, thuisbatterijen en laadpalen, onderscheidt Isola zich van de concurrentie met innovatieve en duurzame producten. Toen ze op zoek gingen naar een manier om hun bedrijfsprocessen en communicatie te stroomlijnen, had het bedrijf één belangrijk doel: papierloos werken en hun duurzaam karakter versterken. We spraken met CEO Kim Strauven vanuit de hoofdzetel in Tongeren over het bedrijf, de uitdagingen en de implementatie van AFAS Software.

Kim Strauven, CEO van Isola Belgium, vertelt: “Voor een partnerschap met een softwareleverancier hadden we een bedrijf nodig dat dezelfde waarden deelt en een allesomvattende oplossing biedt.”

Duurzaamheid als kernwaarde

Duurzaamheid is een van Isola's belangrijkste uitgangspunten. Het bedrijf kiest consequent voor duurzame en milieuvriendelijke oplossingen. Ze recycleren productieoverschotten van grote merken, verwerken grote hoeveelheden petflessen in hun isolatieproduct en gebruiken gereinigd zand als grondstof voor hun chape. Duurzaamheid zit verweven in elk proces, van productie tot de laatste finishing touch.

Deze inzetbaarheid voor het milieu werkt aanstekelijk: “Onze mensen raken geïnspireerd door onze initiatieven en besluiten vaak om thuis ook duurzamere praktijken te adopteren. Door onze kernwaarden samen met makkelijke tips actief te delen, creëren we een krachtig domino-effect. Waarbij duurzaamheid zich verspreidt van het werk naar het dagelijkse leven van onze medewerkers en hun families. Zo dragen we niet alleen bij aan een betere toekomst voor ons bedrijf, maar ook voor de samenleving en het milieu.”

Weg met papier, hallo digitalisering

Voor de implementatie van de software van AFAS had Isola te maken met een complexe papierstroom. “De planning, orders en offertes werden op de begane grond bewaard, terwijl de facturatie op de eerste verdieping zat. Wanneer ‘de mannen van de werf’ terugkwamen, legden ze hun mapje in een bakje. Dit bakje ging van de ene naar de andere afdeling, totdat het op de eerste verdieping aankwam. Daar werd het dan opgehaald. Dit leidde vaak tot vragen als ‘Waar is dat mapje?’ en discussies”, meent Kim. Isola besloot daarom dat het tijd was om te digitaliseren.

Digitaliseren was niet het enige doel van Isola. Het bedrijf zocht ook een geïntegreerd systeem dat efficiënt functioneert voor een KMO. De verschillende functies moesten met elkaar kunnen ‘praten’ van A tot Z. "We zochten een systeem waarin onze dossiers 100% gedigitaliseerd zijn, ongeacht interne of externe communicatie. We wilden alles in één dossier, in één map, één digitaal verhaal”, herinnert Kim zich.

Daarnaast was het duurzaamheidsaspect van Isola in strijd met het papierverbruik in de bedrijfsprocessen. "Ons duurzaamheidsverhaal gelinkt aan een papieren planning klopte gewoon niet. Er waren dus meerdere redenen waarom we de zoektocht naar nieuwe bedrijfssoftware gestart zijn."

Eén systeem voor alles

Isola heeft ervoor gekozen om alle modules van AFAS in één keer te integreren: CRM, ordermanagement, projectmanagement, boekhouding, HRM en InSite (medewerkersportaal). Dit was een bewuste keuze omdat ze van offerte tot facturatie alles gedigitaliseerd wilden hebben. Ook wilden ze de communicatie met hun klanten eenvoudiger vastleggen. Zodat iedereen binnen het bedrijf op elk moment kon zien wat de status was van een bepaald dossier. "Ik hoor vaak van andere klanten van jullie dat ze implementeren in fasen. Voor ons was het veel slimmer om het in één keer te doen, omdat we één dossier wilden. Anders moest je nog steeds met andere tools samenwerken”, legt CEO Kim uit.

“De implementatie vergde inzet, maar dankzij onze medewerker liep het proces gesmeerd. Deze persoon werd een AFAS-specialiste en functioneert als de hulplijn wanneer er problemen of vragen zijn. Ze heeft zich volledig ingewerkt in het systeem en speelde een essentiële rol bij het implementatieproces. Dit raad ik aan iedereen aan die met een nieuw softwaresysteem wil starten.”

Intern gebruik van AFAS

"AFAS is voor ons de rode draad doorheen onze gehele organisatie. Alle medewerkers, van de eerste telefoon die rinkelt tot de laatste vierkante meter die wordt afgewerkt, gebruiken AFAS op dagelijkse basis”, benadrukt Kim. InSite wordt hierbij bijzonder gewaardeerd omdat het de interne communicatietool is die helpt bij het beheren van de workload van medewerkers. Met InSite kunnen medewerkers eenvoudig met elkaar communiceren, taken beheren en hun voortgang bijhouden.

De voordelen van het systeem zijn duidelijk voor Isola. Het leidt tot zowel duurzame als economische besparingen door de papieren werkdruk te verminderen en de interne communicatie te verbeteren. Bovendien biedt het systeem een breed scala aan informatie en procescontrole, wat enorm helpt bij het bedrijfsmanagement.

Isola blijft zoeken naar optimalisatiekansen in hun samenwerking met AFAS. "De bouwmodule is al aangepast aan onze behoeften, maar we denken dat er nog meer mogelijk is. Ik kijk vooral uit naar de toekomstige ontwikkelingen die AFAS te bieden heeft.”