De voorbije weken mochten we onze 4 eerste succesbeheerders ontvangen. Lieselotte Moors van het Regionaal Ziekenhuis Tienen en Lieve Vanloo van First NV concentreren zich op de HR-processen binnen hun organisatie. Ze verdiepen zich in hun eigen case en gaan zelf aan de slag met de implementatie.
Naam: Lieselotte Moors
Bedrijfsnaam: Regionaal Ziekenhuis Tienen
Kernactiviteit: Zorgsector
Aantal medewerkers: 800
Functie: HR-medewerker
Aantal uren AFAS per week: Laten we 80% van mijn tijd zeggen
Hoelang zijn jullie al klant? 2 jaar
Gebruiken AFAS voor: Payroll, werving en selectie, samenwerkingsgesprekken en opleidingen
Naam: Lieve Vanloo
Bedrijfsnaam: First NV
Kernactiviteit: IT-consultancy
Aantal medewerkers: 100
Functie: Payroll & Project Manager
Aantal uren AFAS per week: Full time!
Hoelang zijn jullie al klant? 1 jaar
Gebruiken AFAS voor: Onze HR-processen, alles wat met finance te maken heeft en projectbeheer.
Zowel Lieselotte als Lieve zitten in dezelfde situatie. Beide organisaties beheren hun HR-processen in de software. De AFAS-basis is gelegd, maar nu is het tijd om verder te gaan optimaliseren. In plaats van onze consultants om raad te vragen, besloten ze om hun productkennis te vergroten en zelf aan de slag te gaan.
Lieselotte (RZ Tienen): "Wij werken al 2 jaar met de software van AFAS. Alles verloopt vlot, maar we merken dat we nog te weinig kennis hebben. Nu is de uitdaging om de processen verder te ontwikkelen en deze te verbeteren waar mogelijk. Voor mij is dit traineeship de uitgelezen kans om mijn kennis uit te breiden. Er zijn eindeloos veel mogelijkheden met AFAS en het zou mooi zijn moest ik zelf aanpassingen kunnen doen zonder een consultant hiervoor in te schakelen."
Lieve (First NV): "Voor we de software van AFAS gebruikten, hadden we bij First verschillende kleine tools. Er waren ook verschillende processen die helemaal nog niet geautomatiseerd waren. Het feit dat we nu alles in één pakket kunnen beheren, is gewoon top! Ik herinner me nog dat ik vaak informatie op 5 verschillende plaatsen moest zoeken. Met een paar klikken heb ik nu alles wat ik nodig heb! De grootste uitdaging was wel om iedereen bij First de meerwaarde hiervan te laten inzien. We merkten dat medewerkers niet altijd bereid waren om hun manier van werken aan te passen. Nu ze beseffen dat een geïntegreerde manier van werken toch heel wat voordelen heeft, gaat het beter! Omdat we nog efficiënter te werk wilden gaan, dachten we eerst aan een consultant om de processen te optimaliseren. Toen er sprake was van een traineeship om zelf mijn kennis uit te breiden, werd het echt mijn doel om tijdens die 8 weken de software beter te leren kennen om deze beter te gaan gebruiken."
"Ik vind het tijdens dit traineeship vooral belangrijk de software beter te leren kennen zodat ik deze meer en meer kan gebruiken."
Lieselotte (RZ Tienen): "We zijn bij RZ Tienen sinds een paar jaar echt aan het focussen op digitalisering. Ik vind het dan ook heerlijk om bij AFAS de mogelijkheden van het systeem te zien. Toen we 2 jaar geleden aan de slag gingen met AFAS, was er heel wat uitgeschreven en aangeduid dat binnen RZ Tienen zeer interessant was. Maar zoals vaak gebeurt, bleef dit ook bij ons wat liggen. Tijdens deze 7 weken krijg ik echt de kans alles in te richten, en dit bovendien gewoon zelf te doen! Door in het systeem te testen, ben ik daarnaast ook al wat meer te weten gekomen over de workflows binnen AFAS die ik daarvoor niet kende. Heel interessant, hier ga ik zeker verder mee aan de slag!"
"Je krijgt echt te zien wat er nog allemaal kan, wat de eindeloze mogelijkheden van het systeem zijn."
Lieve (First NV): "Wij hebben het traineeship stap voor stap aangepakt. In overleg met onze HR-manager hebben we al onze wensen bekeken. Dat in combinatie met het advies van onze consultant en de helpdesk, gaf ons de kans een case op te stellen die ik tijdens mijn traineeship zou uitwerken. Nu ik hier effectief zit, zijn deze 7 weken zeker niet te onderschatten. Eerlijk gezegd had ik gedacht dat het gemakkelijker ging zijn. Er zijn zo veel zaken die we nog geïmplementeerd of geoptimaliseerd willen zien binnen onze HR-processen. Dan denk ik vooral aan competentiemanagement en onze werving & selectie. Maar er komt toch meer bij kijken dan we op voorhand hadden gedacht. Het is wel zeer interessant om tijdens dit traineeship aan de slag te gaan in de software en om verschillende testen te doen. Het grote voordeel is dat we hier omringd zijn door consultants en support-medewerkers die je helpen waar nodig. Doordat we hier alle cursussen ter beschikking hebben en de kans krijgen om veel vragen te stellen, begin ik zelf op te merken dat ik meer en meer mee ben in de software."
"Het grote voordeel is dat we hier omringd zijn door kennis."
Lieselotte (RZ Tienen): "Ik heb hier de voorbije weken de meeste kennis opgedaan door te testen. Mijn advies? Gewoon proberen! Je krijgt de tijd om in het systeem te spelen met je testomgeving. Ik ben al heel wat dingen tegengekomen in de cursussen die ik dan gelijk test. Zo heb ik onze in dienst 'procedure' al goed kunnen optimaliseren."
"In het verleden maakten we lijstjes met onze vragen, aanpassingen en wensen. Als het lijstje lang genoeg was, contacteerden we een consultant. Met dit traineeship hoop ik dat we in de toekomst geen lijstjes meer nodig zullen hebben. Ik wil en kan als AFAS-beheerder nu zelf aan de slag!"
Lieselotte (RZ Tienen): "Doordat je de hele tijd in het systeem bezig bent, heb je de tijd om dingen uit te zoeken zonder dat je afgeleid wordt. Je krijgt hier de tijd om processen aan te pakken en om die intensief te verbeteren. Je kennis en efficiëntie stijgen waardoor ook je mogelijkheden stijgen! Alle informatie die je nodig hebt, is verzameld. Inclusief je AFAS-collega's die je altijd kan aanspreken voor hulp!"
Lieve (First NV): "Laat je niet overdonderen door de hoeveelheid mogelijkheden en kennis die je hier over je heen krijgt. Samen met mijn AFAS-buddy's Charlotte en Annelies heb ik mijn eigen case opgemaakt en aangepast waar nodig. Het Succesbeheerder traineeship is een goede gelegenheid om niet alleen je eigen kennis te verbreden, maar ook om je collega's of het management te overtuigen van de efficiëntie van het systeem.
7 weken lang, 2 dagen per week, word je uitgedaagd.
Als echte AFAS-collega verdiep jij je aan de hand van een zelf meegebrachte case.
Het doel? De allerbeste beheerder worden: een succesbeheerder!