3,3 miljard redenen om te kiezen voor e-facturen

Ga eens langs bij om het even welke kmo en tel hoeveel mensen zich daar bezighouden met de boekhouding. Gemiddeld zijn dat 4 of 5 financiële medewerkers en misschien de receptionist(e) die de facturen tussen de reclamefolders vist. 

Er kruipt dan ook veel tijd in de verwerking van facturen op papier en facturen in pdf-formaat. Alleen al het overtypen van die cijfertjes in je boekhoudpakket is een hele klus. Bovendien is een fout snel gemaakt. Resultaat? Nog meer tijdverlies door het nodige speur- en correctiewerk. Hoe je het ook draait of keert: facturen verwerken is tijdrovend, duur en foutgevoelig.

Automatiseren = besparen

Een échte e-factuur verstuur je van softwarepakket naar softwarepakket met zo weinig mogelijk menselijke tussenkomst. Dat gebeurt op basis van een standaard zoals Simplerinvoicing, die door AFAS en talloze andere pakketten wordt gebruikt.

Hoe dat precies werkt? In je pakket krijg je een melding als er een nieuwe factuur van je leverancier klaarstaat. Je controleert de factuurgegevens en klikt op oké. Klaar! Het document wordt onmiddellijk verwerkt in je boekhouding en je krijgt een seintje wanneer het tijd is om de factuur te betalen. Dat kost je 30 seconden aandacht en een paar muisklikken. Dus geen tijdrovende en foutgevoelige procedures meer.

Ook facturen versturen verloopt efficiënter. Bovendien ben je er zeker van dat je klant het document goed heeft ontvangen. Geen zorgen meer over een te strenge spamfilter of over de postbode die een mindere dag heeft.

E-facturen = minder kosten voor boekhouding

Aan het einde van elk kwartaal is het weer alle hens aan dek. In mailboxen, mappen en dossierkasten speur je naar de facturen en bonnetjes die de voorbije maanden binnenstroomden. Daarna moet je alle gegevens overtypen en dan nog eens controleren. Pffff …. tijdrovend.

Met elektronische facturatie is dat tijdverlies verleden tijd: alle facturen staan klaar in je boekhouding. Aan het einde van het kwartaal doe je simpelweg een laatste check en je btw-aangifte gaat de deur uit. Werk je met een externe boekhouder? Dan scheelt dat ook een flink stuk op zijn factuur.

Digitaliseer je klanten en leveranciers

Sta je te trappelen om met e-facturen te starten? Top! Zorg er wel voor dat je leveranciers en klanten mee aan boord komen. Een paar tips:

• Beloon klanten die kiezen voor e-facturatie. Geef korting op de facturen en betaal sneller als ze kiezen voor elektronisch.
• Help je klanten en leveranciers. Vaak moeten ze over een drempel en zitten ze met veel vragen. Als je wat ervaring hebt met e-facturen kun je ze gemakkelijk op het juiste spoor zetten.
• Reken extra administratiekosten aan voor de facturen die je via e-mail of de post moet versturen. Die kosten kun je zelfs aan je leveranciers doorrekenen als je daar afspraken over maakt.

Wil jij meer weten over e-facturatie? AFAS helpt je graag vooruit.

Meer informatie over de cijfers, vind je hier en hier.