Eerst nog even dit: waarom zou je nú investeren in de digitalisering van je bedrijf? Alles draait op volle toeren en je orderboekje staat toch vol? Het antwoord ligt in de toekomst. Want digitaliseren betekent ook je bedrijf voorbereiden op de volgende dip in de bouwsector. Beter werken met minder kosten is de beste voorbereiding op de volgende bouwcrisis.
Al je werkprocessen? Inderdaad. Denk aan inkoop en verkoop, stockbeheer, projectmanagement op de werf, en je contacten met je bouwheer of onderaannemers. Je beschrijft gedetailleerd het reilen en zeilen in je bouwbedrijf en daarna stel je voor elk deeltje het ideale werkproces op. Anders gezegd: hoe zorg je ervoor dat het werk tiptop in orde komt, zonder tijdverlies of fouten die je moet rechtzetten?
Automatisering en centraal beheer van je bedrijfsgegevens zijn onmisbaar bij die efficiëntieslag. Daarom heb je gebruiksvriendelijke software nodig die je werkprocessen tot leven brengt. Kies zeker voor een systeem in de cloud: dan werk je op elk moment met de recentste en veiligste versie en altijd met de nieuwste functionaliteiten.
Je werkprocessen digitaliseren is de eerste stap. De tweede stap is je communicatie. Denk aan een gebruiksvriendelijke webportal die je voor je klanten bouwt. Daar vinden ze de volledige historiek en de stand van zaken over het project waaraan je werkt. Zo krijgen ze de klok rond de informatie die ze zoeken.
Ook voor je leveranciers en onderaannemers maak je een portal als je dat wenst. Bestellingen, leveringen en prestaties: alles gebeurt online en alle gegevens zitten in 1 centrale databank. Dat geeft je controle en rust.
Iedereen in de bouw weet dat een foutloze administratie cruciaal is voor een geslaagd project. Van prijscalculatie tot realisatie en nacalculatie: je wilt de volledige controle over je processen. Daarom is het slim om alles te beheren en te verwerken met 1 systeem: je projectadministratie, offertes, aankoopbonnen, personeelsadministratie, klantgegevens, salarisverwerking, …
Het grote voordeel van die integratie? Je krijgt met 1 druk op de knop inzichten die tot een kruisbestuiving leiden. Zo is de informatie die je uit je financiële begroting haalt interessant om de onderhandelingen met je leveranciers voor te bereiden. Bovendien is het een koud kunstje om projectinformatie tevoorschijn te toveren. Handig wanneer je een dringende vraag van een klant of onderaannemer krijgt.
Duurzaamheid is een buzzword waar je grijze haren van krijgt. Toch is het een mooi bijkomend voordeel van je digitalisering. Net zoals de kostenbesparing.
Je staat er vaak niet bij stil hoeveel geld je steekt in printers, cartridges en papier. En dan zwijgen we nog over de portokosten voor de facturen die je verstuurt. Ook de ruimte die je klassieke archief inneemt, kost je onderneming geld. Vergeet daarnaast de vele werkuren niet die je medewerkers verliezen door informatie over te typen van papier naar Excel-bestanden.
Tegenwoordig is het perfect mogelijk om volledig digitaal te werken. E-facturen zijn ondertussen ingeburgerd. Daarmee bedoelen we de échte digitale facturen die van computer tot computer gaan en automatisch worden verwerkt. Papier of pdf-bestanden komen er niet meer bij kijken.
Ook je offertes laat je digitaal goedkeuren. En digitale personeelsdossiers zorgen voor gelukkige hr-medewerkers, die tijd hebben voor het personeelswerk dat er echt toe doet.
Misschien wel hét voordeel voor de bouwsector is dat de moderne ERP-systemen een superhandige app hebben voor je smartphone en tablet. Je volledige administratie zit in je binnenzak. Handig op de werf!