“Veel organisaties gebruiken verschillende softwaresystemen”, begint Hans zijn verhaal. “Denk aan programma’s en databanken voor je personeelsbeleid, ERP of webshop. Al die systemen verzamelen, verwerken en bewaren persoonsgegevens van je medewerkers of klanten. Dat zijn veel toegangspoorten tot data die je moet beveiligen tegen ongewenste bezoekers.”
“Je databanken up-to-date houden is een nóg grotere uitdaging”, gaat Hans verder. “Wanneer een van je medewerkers je bedrijf verlaat, moet je zijn of haar gegevens verwijderen uit die systemen. Dat kost je veel tijd die je beter aan je kerntaken besteedt. Bovendien is een foutje snel gemaakt. Vergeet je een databank aan te passen? Dan overtreed je de GDPR-regels en zijn je data niet meer correct.”
"Dat kost je veel tijd die je beter aan je kerntaken besteedt."
“Hetzelfde probleem duikt op wanneer een klant informeert naar de persoonsgegevens die je van hem bewaart. Wat als je een databank over het hoofd ziet of hem data bezorgt die niet meer actueel zijn? Je bedrijfsimago krijgt een flinke knauw bij die klant.”
“Bij AFAS gebruiken we maar 1 databank waarin alles wordt verwerkt en waar alle systemen aan zijn gekoppeld. We hebben dus 1 bronsysteem voor alles en dat maakt ons privacybeleid veel eenvoudiger. Je past je gegevens aan op 1 plek en klaar.”
Volgens Hans is geïntegreerde software de beste keuze voor een efficiënt privacybeleid. “Gooi al die losse systemen weg en kies voor 1 pakket waar alles in zit”, adviseert hij. “Voor veel organisaties is dat een grote stap. Toch zijn de voordelen enorm: je bespaart veel tijd en je maakt minder fouten. Dat betekent dus ook minder risico op imagoschade.”
“Gooi al die losse systemen weg en kies voor 1 pakket waar alles in zit”
“We zijn met z’n allen veel gevoeliger geworden voor privacykwesties”, besluit Hans zijn verhaal. “De komst van de GDPR heeft het onderwerp nog hoger op de agenda gezet. Consumenten pikken het niet dat bedrijven hun persoonsgegevens te grabbel gooien. En een nieuwsbrief die hun mailbox blijft vervuilen, vinden ze irritant. De sleutel tot een efficiënt privacybeleid ligt bij een geïntegreerde databank. AFAS Software helpt je daar graag mee verder.”