De voorbije maanden mochten we heel wat succesbeheerders ontvangen. Helaas allemaal online, maar ook dat verliep vlot! Yannick Borghgraef van Aquaconcept concentreert zich op de ERP-processen binnen de organisatie. Hij verdiept zich in zijn eigen case en gaat zelf aan de slag met de implementatie.
Naam: Yannick Borghgraef
Bedrijfsnaam: Aquaconcept
Kernactiviteit: Doucheconcepten op maat
Aantal medewerkers: 14
Functie: Office Manager, AFAS-beheerder
Aantal uren AFAS per week: Ongeveer 80% van mijn week
Hoelang zijn jullie al klant? Begin 2011, de volle 10 jaar
Gebruiken AFAS vooral voor: Ordermanagement, stockbeheer, projecten, facturatie
"Ik ben sinds juni 2020 aan de slag bij Aquaconcept en ik neem het volledige AFAS-beheer op mij. Ik hou me daarnaast ook bezig met alles wat met IT te maken heeft. We willen alle technologieën implementeren en zo Aquaconcept klaar maken voor de toekomst. AFAS speelt daar in mijn ogen een zeer grote rol in."
AquaConcept is ondertussen 10 jaar klant van AFAS, Yannick is nog geen jaar aan de slag als beheerder. "De grootste uitdaging was om het systeem te leren kennen. Er wordt hier al jaren op een specifieke manier data ingegeven. Ik moest in het begin dus wat in het diepe springen. Maar vanaf dat ik aan de slag ging in het systeem en ik de structuur onder de knie kreeg, besefte ik hoe gebruiksvriendelijk de software van AFAS is."
"We willen AFAS echt de centrale rol in onze bedrijfsstructuur geven."
De voorbije maanden heeft Yannick het systeem stap voor stap leren kennen. Yannick: “Als AFAS-beheerder is het voor mij belangrijk om te bekijken hoe we onze bedrijfsprocessen nog kunnen verbeteren. Hoe zien we dat alle medewerkers er goed mee aan de slag gaan? Wat zijn de grootste uitdagingen die we op dit moment hebben?"
"Het systeem was volledig nieuw voor mij. Ik had nog geen ervaring maar ik ging wel als AFAS-beheerder aan de slag bij Aquaconcept. Het leek me dus geweldig om door middel van het Succesbeheer Traineeship me 7 weken lang volledig onder te dompelen in het systeem."
"Dat was de grootste reden voor mijn inschrijving in het traineeship. De kennis die je krijgt door als een soort AFAS-medewerker aan de slag te gaan, is ongelofelijk. We hadden bovendien enkele zeer specifieke doeleinden opgesteld. Ik wou, naast de opleidingen, ook meteen al aan de slag gaan met de implementatie. We zijn dus eerst gaan kijken hoe het systeem op dit moment gebruikt wordt en waar het beter kan. Mijn traineeship hebben we rond die resultaten opgesteld. Ook de kennis die AFAS heeft, heb ik hier optimaal uitgehaald."
"Ik geef toe dat het opstellen van de case best moeilijk was. Ik wou er echt het maximale uithalen. We hebben dan ook gekozen voor een zo breed mogelijke case. Ik heb een ruwe planning opgesteld die ik regelmatig overloop binnen het bedrijf. Zo blijven we communiceren over waar ik momenteel mee bezig ben in het traineeship en hoe ik de implementatie aanpak. Zo blijven we een goede visie behouden."
"Ik verwachtte vooral wat kennis te vergaren van AFAS en te beginnen met een stukje ontwikkeling. Na enkele weken stond ik ook al meteen verder dan ik verwacht had. Ik heb ook verschillende nieuwe werkwijzen ontdekt waarvan ik niet wist dat ze mogelijk waren. Dat is ook te danken aan mijn buddy die we aan het begin van het traineeship toegewezen kregen."
"Ik heb in het verleden al met meerdere softwaresystemen gewerkt. Ik weet dan ook dat het soms wel een soort veldslag kan zijn om hiermee aan de slag te gaan. Bij AFAS heb ik dat gevoel totaal niet. Het is een heel gebruiksvriendelijk systeem."
"We beseften dat onze manier van data ingeven niet de beste manier was. Daardoor moesten we aan de slag om onze artikelen en de samenstellingen te ordenen. Dankzij het traineeship heb ik hiervoor een oplossing gevonden. Zo loopt het opmaken van onze offertes nu heel wat vlotter en overzichtelijker. We slagen dankzij onze nieuwe werkwijze heel wat manuele stappen over."
Tijdens het traineeship word je 7 weken lang elke dinsdag en vrijdag begeleid door een buddy. "We starten en eindigen sowieso elke dag met een belletje van onze buddy om de agenda te overlopen. Ook daartussen kan ik mijn buddy contacteren voor uitleg. Elke vrijdagnamiddag overlopen we met de andere trainees en de buddy’s onze week. Zo komen we even samen, vertellen we wat we gedaan hebben en wat we moeilijk vonden. Elke trainee heeft uiteraard een andere case maar het is heel interessant om ook hun aanpak te ontdekken. Zij openen soms nog een extra deur met mogelijkheden, wat mij dan ook terug aan het denken zet."
"Ik had een beeld van hoe we het konden doen maar door de mogelijkheden die ik heb leren kennen, is die visie compleet veranderd."
Aquaconcept is ondertussen 10 jaar AFAS-klant. Yannick: "Het mooie aan AFAS is dat het systeem de voorbije jaren gewoon mee gegroeid is met de organisatie. Ook richting de toekomst zijn er een aantal functionaliteiten die we zeker kunnen gaan verbeteren. Ik denk dan al meteen aan de workflows waar AFAS erg goed in is. Ons intern mailverkeer bijvoorbeeld zouden we door middel van deze workflows sterk kunnen verminderen."
"Elke medewerker is een actieve gebruiker in Profit. Ook de medewerkers in het magazijn. Daar werken ze wel in combinatie met Boxwise. Ook de AFAS Pocket App willen we uitbreiden, zeker met de werkbon-functionaliteit die gelanceerd is. Een andere optie is om eerst onze InSite verder te ontwikkelen. Ook daar willen we meer uit halen. Dat zijn de 2 belangrijkste zaken die we op dit moment wel hebben maar naar mijn mening niet genoeg benutten. Op die manier willen we echt het maximale uit Profit halen. Al het manuele werk willen we automatiseren. Het zou jammer zijn dat we de eindeloze mogelijkheden van AFAS niet zouden toepassen."
"Door middel van workflows gaan we onze werkdruk fel verminderen."
"Het belangrijkste dat ik wil meegeven, is dat het traineeship van AFAS niet iets is dat je zo maar tussen de soep en de patatten er bij neemt. Om het goed te doen, moet je er ook wel echt tijd voor vrijmaken. Je moet ook niet verwachten dat de medewerkers van AFAS gewoon je probleem gaan oplossen. Dat is niet het doel van het traineeship en daar ben ik wel grote voorstander van. Ze stellen met jou je case op, begeleiden je doorheen de verschillende stappen en dompelen je onder in hun opleidingenbibliotheek."
"Uiteindelijk ben jij, als succesbeheerder, degene die het probleem oplost. AFAS geeft dus de richting aan, maar jij moet dus wel zelf de weg vinden. Zo leer je ook waarom bepaalde wegen minder optimaal zijn. Ook kritisch zijn en analytisch proberen nadenken doorheen het traineeship is belangrijk."
"AFAS geeft de ricting aan, maar jij bent degene die het probleem oplost."
"Mijn buddy heeft me echt goed geholpen. Ze triggert mij qua nieuwsgierigheid naar de mogelijkheden van AFAS. Je hebt mensen die het werk uit je handen trekken omdat ze het zelf sneller kunnen, maar dat is totaal niet het geval tijdens dit traineeship."
"Absoluut! Als je weinig kennis hebt, is dit de ideale manier om je helemaal onder te dompelen in de Profit-wereld. Ook voor mensen die wel genoeg kennis hebben maar bijvoorbeeld een specifiek doel willen uitwerken, is het traineeship ideaal. Tijdens deze 7 weken breng je je bedrijf naar het volgende niveau."
7 weken lang, 2 dagen per week, word je uitgedaagd.
Als echte AFAS-collega verdiep jij je aan de hand van een zelf meegebrachte case.
Het doel? De allerbeste beheerder worden: een succesbeheerder!