Ga eens rond een uur of 10 in de voormiddag naar de keuken van een sterrenrestaurant. Dan zie je een geoliede machine aan het werk: koks die geconcentreerd bezig zijn met de mise-en-place, zodat alles op de juiste plek staat tijdens de piekmomenten van de lunch en het diner.
Ook als boekhouder of accountant moet je interne organisatie perfect in orde zijn. Want je verwerkt niet alleen de cijfers van je klanten tijdens de piekmomenten van de boekhoudcyclus. Je waakt ook over de financiële gezondheid van de organisaties die op jou een beroep doen. En dat lukt je alleen als alles gesmeerd loopt in je kantoor. Slimme werkprocessen en automatisering helpen je daarbij.
Sterrenchefs zijn vaak een voorbeeld voor hobbykoks. En als accountant ben je vaak een voorbeeld voor ondernemers. Je geeft ze inspiratie wanneer de werkprocessen in je kantoor perfect geautomatiseerd zijn. En je kunt ze concrete tips geven wanneer ze zelf hun processen optimaliseren. Zo verstevig je de band met je klanten.
De chef-kok is de onbetwiste baas van de keuken. Hij streeft naar perfectie en controleert de kwaliteit die zijn team aflevert. De chef heeft dan ook alle watertjes in de keuken doorzwommen: van het dweilen na een drukke service tot het voorbereidende snijwerk voor het volgende piekmoment. En als het nodig is, neemt de chef elke taak in zijn keuken probleemloos over. Anders gezegd: de chef heeft een helder beeld van elk werkproces in zijn zaak.
De vraag is: hoe zit dat in jouw boekhoud- of accountantskantoor? Weet jij hoeveel tijd of werk de routineklussen in je kantoor kosten? Heb jij een duidelijk beeld van de processen die beter kunnen? En neem jij probleemloos elke taak over van je medewerkers?
Word de chef-kok van je organisatie en werk regelmatig tussen je mensen. Desnoods loop je stage in je eigen bedrijf. Zo sla je twee vliegen in één klap: je ontdekt snel waar er verbeterpunten zijn en je komt op een andere manier in contact met je klanten.
In een sterrenrestaurant eet je nooit iets waarvan je denkt: dat gerechtje flans ik ook wel in elkaar. Alles draait rond het vakmanschap en vooral de inventiviteit van de chef. Daarom duiken de sterrenchefs regelmatig in hun keuken om nieuwe smaakcombinaties en gerechten te proberen. Het is door die nieuwigheden te serveren dat klanten blijven terugkomen.
Dat staat haaks op de gewoontes in de sector van de accountants. Toch is het een goed idee om regelmatig je aanbod en werkwijzen kritisch te bekijken. Waarom? De verwachtingen van je klanten veranderen en die boot mag je niet missen. Misschien willen je klanten een andere rapportering? Of staan ze te trappelen voor meer advies en begeleiding van jou?
Maak regelmatig tijd vrij voor een brainstormsessie met je beste mensen en verzamel zo veel mogelijk ideeën. Zelfs de gekste voorstellen zijn welkom. Zo kom je ongetwijfeld nieuwe kansen op het spoor die je kantoor klaarmaken voor de toekomst.
Een restaurant met een menukaart van 15 pagina’s lang? Dat is vragen om problemen, want je keuken kan dat immense aanbod niet bolwerken. Resultaat? Gefrustreerde klanten die te lang moeten wachten op een maaltijd die niet voldoet aan hun wensen. Een échte chef kiest voor een kleine, sublieme kaart.
Hoe zit dat met de accountants? Uit een enquête die AFAS Software in Nederland uitvoerde blijkt dat 44% van de boekhoud- en accountantskantoren een lange kaart heeft. En dat de meeste kantoren mikken op een brede doelgroep: zowel grote als kleine bedrijven uit verschillende sectoren. Helaas kun je op die manier geen specialist worden. En zo loop je het risico dat je klanten je dienstverlening beoordelen als ‘net niet’.
Het is een kwestie van evenwicht zoeken: aan de ene kant wil je vermijden dat je een belangrijk segment links laat liggen. En aan de andere kan wil je voldoende focus leggen op wat je belangrijkste klanten écht van je verlangen. Het is een moeilijke keuze, maar de sterrenchef hakt die knopen ook door.