Aan het einde van de werkdag heb je weer 101 IT-brandjes geblust: een collega die zijn onkostenvergoeding maar niet ingediend kreeg. De nieuwe vertegenwoordiger die plots zijn prospects niet meer vond in het crm-pakket. En dan zwijgen we nog over die hardleerse collega die keer op keer dezelfde uitleg kreeg en weer met vragen voor je deur staat.
Als applicatiebeheerder komen de bovenstaande scenario’s je waarschijnlijk maar al te bekend voor. Wanneer je ’s avonds de kantoordeur achter je dichttrekt, ga je moe maar onvoldaan naar huis. Je hebt geen millimeter vooruitgang geboekt. En wilt eindelijk eens voldoende tijd om met een kritische blik naar die werkprocessen te kijken. Morgen beter denk je? Dat lukt je alleen als je het heft in handen neemt. Een paar tips:
Je bent applicatiebeheerder, geen helpdesk. Als je organisatie werkt met workflows, dan heb je toegang tot de bijbehorende gebruiksdata en dus inzicht in de knelpunten en vragen die opduiken bij collega’s. Het is jouw rol om die knelpunten uit de wereld te helpen: zo voorkom je dat ze altijd bij jou komen aankloppen. Zijn er bottlenecks die je niet in een vingerknip krijgt opgelost? Dan doet een heldere FAQ vaak wonderen voor je collega’s.
Weet je wat een grote bron van frustraties is in veel organisaties? Werkprocessen die maar voor een deel geautomatiseerd zijn of waarvoor een wirwar van IT-systemen nodig is. Ook voor jou als applicatiebeheerder is die wildgroei aan systemen een uitdaging. Probeer maar eens op de hoogte te blijven van alle updates.
Daarom is het beter om te werken vanuit 1 softwarepakket dat alles aanstuurt. Dat levert je meer consistentie op en zorgt voor minder vraagtekens bij je collega’s. Tijd om dat alles-in-1-pakket in huis te halen.
Het is een vicieuze cirkel: IT-brandjes blussen slorpt al je aandacht op, waardoor je weinig of geen tijd hebt om de processen in je organisatie te optimaliseren. Dus blijven de vragen komen. Gelukkig werkt dat principe ook in de omgekeerde richting: processen die je optimaliseert, zorgen ervoor dat je na verloop van tijd méér tijd krijgt. Het is dus een kwestie van door de zure appel te bijten. De beloning volgt snel, want door de vrijgekomen tijd kun je nog meer optimaliseren. Dat is een zichzelf versterkend proces.
Niemand vindt het leuk om nutteloos werk te verrichten. Nutteloos? Dat zijn alle klussen die je gemakkelijk automatiseert. Als applicatiebeheerder is het je opdracht om een eind te maken aan die onnodige taken. Zo bezorg je álle medewerkers in je organisatie meer werkplezier. Hou dat goed in gedachten als je beslist om even geen tijd vrij te maken voor die dagelijkse IT-brandjes. Focus je op je kerntaak en de waardering komt sneller dan je denkt.