Vandelanotte gaat voor 'More than Accountants' en dat is ook te zien in hun aanbod van diensten in verschillende sectoren. Ze geven je een antwoord op al jouw boekhoudkundige, juridische, sociale of fiscale vragen. 400 medewerkers, verspreid over 10 kantoren in België, gaan dagelijks aan de slag om jouw onderneming van dienst te zijn.
Eind 2020 trokken ze de interne bedrijfsprocessen in vraag en kwamen ze tot de conclusie dat hun toenmalige ERP-systeem aan kracht verloor. Ze moesten op zoek naar een nieuwe oplossing. Een projectteam werd intern aangesproken om alle noden doorheen de organisatie in kaart te brengen: hoe willen ze te werk gaan in de nieuwe oplossing?
Na het voortraject wisten ze wat ze intern wilden automatiseren en op welke manier. 8 ERP-leveranciers werden uitgenodigd, waaronder ook hun toenmalige systeem en AFAS Software. In juni 2021 komt Olivier Vigin in the picture. Olivier heeft een verleden als ERP-consultant en heeft al heel wat implementaties achter de rug. Hij werd als ERP Project Manager aangeduid en nam zo de begeleiding van het traject op hem.
Olivier Vigin: "Er komt bij een implementatietraject altijd heel wat complexiteit boven. Wij willen met het nieuwe ERP-systeem zo dicht mogelijk bij de standaard van AFAS blijven. AFAS Software is een gestandaardiseerde totaaloplossing, waarin eindeloze mogelijkheden zijn. We willen bij Vandelanotte werken met parametrisatie, niet met customisatie. We hebben hier dus bewust niet voor maatwerk gekozen."
Het leuke aan AFAS is dat het een gestandaardiseerde oplossing is, maar waar toch nog de mogelijkheden zijn je eigen inrichting door te voeren. Dit is uit de verschillende demo's van AFAS Software meermaals gebleken.
Het ging tijdens hun zoektocht naar een nieuw ERP-oplossing over 2 zaken: functionaliteit en budget. De drie overblijvende partijen werden gevraagd een extra demo te geven waarbij ook een business case voorgelegd werd. Olivier: "Zo kregen we de bevestiging van welke partij de beste match met onze noden was. En dat was AFAS!"
Er zullen een totaal van 400 gebruikers in het nieuwe ERP-systeem aan de slag gaan. Olivier Vigin: "Ons streefdoel is om 1 oktober 2022 met de eerste fase live te gaan. Daarin automatiseren we ons CRM-beheer, projectbeheer en onze abonnementen. We gaan in fase 1 ook aan de slag met artikels verkopen op projecten, tijdsregistratie en de goedkeuring ervan. Het laatste stuk is het valideren en het factureren en de doorstroom naar de financiële module. Momenteel zit onze boekhouding nog extern, met de bedoeling om deze voorlopig te synchroniseren. Naar de toekomst toe kan er wel gekeken worden om ook de boekhouding en bijgevolg het aankoopproces mee in het ERP-systeem te steken."
In fase 2 willen ze het volledige klant-acceptatie-proces digitaliseren en automatiseren. Daar komt een belangrijke document- en goedkeuringsstroom bij kijken. Fase 3 is nog erg toekomstgericht. Daar spreken ze over de HR-module, de planning en de digitalisatie van documenten. "Verschillende processen waar we reeds een oplossing voor hebben en waar nagedacht zal worden om de huidige systemen apart te blijven gebruiken en te koppelen met AFAS of dat we kiezen voor de echte all-in-one en de overige systemen vervangen door de totale oplossing van AFAS."
Een implementatie kan altijd onverwachte zaken met zich meebrengen. Maar we kijken er naar uit om samen met AFAS aan de slag te gaan en van dit een succesverhaal te maken.
De kick-off van deze gloednieuwe samenwerking werd gevierd in Kinepolis. We brachten hiermee de AFAS projectleiders en verantwoordelijke consultants samen met de projectgroep van Vandelanotte, waaronder ook Olivier Vigin en Liselotte Mouton. Wat een sterke start van dit mooie traject!
Werk kan zo veel leuker en beter. En met meer oog voor de maatschappij. In veel organisaties zijn mensen druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen: het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit niet ten goede. De missie van AFAS Software is: inspireert beter ondernemen. Dat doet AFAS met software en alles wat ervoor nodig is om die software zo te gebruiken dat je er een hoger doel mee bereikt. Organisaties houden tijd over voor wat ze echt belangrijk vinden, kwaliteit en werkplezier.