Van budget tot betaling
In elke organisatie is inkoop van toepassing. Vaak is het echter een proces met weinig tot geen structuur. Te veel aanbod van leveranciers enerzijds en anderzijds is het niet makkelijk om grip te krijgen op budgetten, de prijs en de kwaliteit van alle ingekochte goederen
Als je vooraf op een strategische manier nadenkt over een aantal inkoopprocessen waar je als organisatie mee te maken krijgt, creëer je automatisch meer structuur en voorkom je onnodige fouten en kosten.
Door onder andere je inkoopprocessen strategisch te gaan definiëren, kan je budgetten perfect vastleggen en binnen je begroot budget blijven. Selecteer één of meerdere leveranciers en leg contracten vast. Op die manier maak je het inzichtelijker voor je medewerkers.
Zonder budget heb je geen grip op je financiële administratie. De eerste stap is dus bepalen hoeveel geld je wil gebruiken voor je inkopen. Op die manier kan je vergelijken met de realisatie, heb je inzicht en weet je meteen of de kosten hoger of lager uitvallen dan voorzien.
Selecteer één of meerdere voorkeurleveranciers voor je inkoopproces en maak hier duidelijke afspraken mee. In de software leg je het gemaakte contract vast en beheer je deze. Maak ook direct duidelijk aan je medewerkers dat dit de leveranciers zijn waar je mee samenwerkt.
Maak het inkoopproces makkelijk voor je medewerkers en collega's. Ga met workflows aan de slag en geef alleen de keuzes die jij hebt afgesproken met de leverancier. Op die manier zorg je ervoor dat het product of de dienst altijd voor dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit tot bij jou komt.
Op het moment dat de aanvraag is goedgekeurd, wordt er automatisch een verplichting aangemaakt. Je weet immers dat de factuur gaat komen. Wanneer deze geaccordeerd is en overeenkomt met het bedrag op de factuur, dan wordt de betaling automatisch verwerkt.
Strategisch nadenken over je proces leidt vaak tot de conclusie dat er inzicht nodig is in de gang van zaken. Hoe gaat het met je budgetten? Wordt er nog veel buiten de bestaande contracten ingekocht? Moeten er nieuwe contracten opgemaakt worden? Allemaal vragen die je via dashboards behandeld kan zien.
Maak een afspraak
Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen?
Download de brochure
Budget tot betaling zit verankerd in onze ERP software. Meer weten over onze software?