Met workflows lopen dagelijkse processen in de organisatie feilloos en efficiënt. Je gebruikt ze om processen te automatiseren en te monitoren. Hierdoor kun je betere beslissingen nemen en meer tijd overhouden voor belangrijke zaken. Er zijn meegeleverde standaard workflows, maar je kan ze ook zelf bouwen. Zo kun je ze helemaal afstemmen op de behoeftes van jouw organisatie!
Het gebruik van workflows om processen te digitaliseren kan de efficiëntie in een organisatie alleen maar ten goede komen. De processen verlopen altijd volgens een vaste structuur en veranderbare stappen. Hierdoor is er een betere controle mogelijk op de doorlooptijd. Het systeem geeft zelf aan als iets moet, wat leidt tot een kortere doorlooptijd en betrouwbaarheid van de administratie.
Door de workflows juist in te richten, leg je de verantwoordelijkheid bij de juiste personen. Bovendien worden medewerkers op basis van de informatie in de flow automatisch op de hoogte gehouden van de status. Op die manier creëer je duidelijkheid en transparantie
Met een goede inrichting automatiseer je onnodig administratief werk waardoor medewerkers aan hun kerntaken toekomen en ruimte krijgen om te innoveren!
Streef je naar efficiënte, effectieve en flexibele processen? Zorg er dan voor dat je de processen in kaart brengt. Beschrijf de gewenste werkwijze en definieer alle stappen.
Begin simpel en overzichtelijk. Alle procesbeschrijvingen hebben de neiging om snel ingewikkeld te worden doordat er vele uitzonderingen zijn. Beschrijf eerst hoe het standaard loopt en voeg daarna de uitzonderingen toe.
Bedenk welke acties automatisch afgehandeld moeten worden. Je kan condities gebruiken zodat de workflow voor jou denkt. Hierdoor worden processen pro-actief, gaan ze sneller en vermindert de werkdruk.
Een conditie voegt extra intelligentie toe aan je workflow. Bijvoorbeeld elke verlofaanvraag onder de 16 uur wordt automatisch goedgekeurd. Meer dan 16 uur verlof? Dan zal deze goedgekeurd moeten worden. De ingestelde conditie bepaalt het verloop van de workflow.
Eenmaal ingericht, controleer je of de workflows het gewenste effect hebben. Is je proces daadwerkelijk efficiënter, effectiever en flexibeler? Weet iedereen wat er van hem/haar verwacht wordt? Hoe staat het met de terugkoppeling?
Workflows moeten zorgen voor snelheid en meer tijd. Het proces moet er simpeler en makkelijker van worden. Stel jezelf altijd de vraag of het nog slimmer, efficiënter en effectiever kan om te blijven evolueren!
Een medewerker vraagt verlof aan. Met een simpele workflow kan je al effectief bezig zijn met de aanvraag tot bij de juiste persoon te laten komen en vervolgens inclusief beslissing terug te sturen naar de aanvrager.
Door de bedrijfsprocessen van je organisatie in de software vast te leggen, zorg je voor structuur, efficiëntie en zelfs automatisch verloop. Je creëert inzicht in welke stap van het proces de taak zich bevindt en wie er verantwoordelijk is. Dit allemaal met de juiste visie op bedrijfsprocessen en het gebruik van workflowmanagement.
In de software van AFAS zijn alvast heel wat workflows voor je ingericht. Zo hoef je zelf niet vanaf nul te beginnen. Van declaraties, de indiensttreding van een nieuwe medewerker, ICT-aanvragen en facturen. In de template zijn al veel processen standaard geautomatiseerd
Meer weten over de automatisering van jouw bedrijfsprocessen met onze software?
Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen?
Workflows verbinden onze software en zorgen voor een optimale automatisering.